Si vous occupez un poste administratif, il vous incombera peut-être de transcrire les procès-verbaux. Il peut être plus difficile que vous ne le pensez de transcrire les procès-verbaux. Transcrire des procès-verbaux signifie trouver le juste équilibre entre reproduire trop peu et trop de notes que vous avez prises lors de votre réunion. En outre, vous devez exercer non seulement des compétences d'écoute pointues, mais également une bonne sensibilité éditoriale. En suivant le guide ci-dessous, vous pouvez produire une transcription de minutes professionnelle.
Faites votre transcription dès que possible après votre réunion. Vous pourrez facilement vous rappeler ce qui s'est passé lors de la réunion.
Attribuez correctement votre document de procès-verbal. Enregistrez les participants à la réunion, les objectifs de la réunion et la date / durée de la réunion. Vous devez également inclure une clé qui répertorie les initiales des participants ainsi que leurs noms complets, car chaque fois qu’un participant prend la parole, vous pouvez faire précéder ses déclarations de ses initiales.
Transcrivez la réunion dans son ordre chronologique. Divisez les discussions / conversations par sujet si plusieurs sujets ont été discutés lors de la réunion. Par exemple, si la discussion passait des préoccupations budgétaires aux ressources humaines, introduisez comme suit la conversation suivante: "La discussion a été modifiée pour tenir compte des considérations du département des ressources humaines …"
Faites la distinction entre les discussions importantes et non importantes lors de votre réunion. Par exemple, vous ne voulez certainement pas retranscrire les moments où quelqu'un est sorti du sujet et a parlé de questions personnelles. Au lieu de mentionner que la discussion a dévié du cours, écrivez soit des ellipses "…", soit quelque chose du genre: "Après environ une heure de conversation sans rapport avec …"
Enregistrez votre document sur votre disque dur (ou lecteur flash) avant de l’imprimer. Une transcription en quelques minutes enregistre la plupart des décisions majeures d’une entreprise. Il est donc essentiel de conserver ces décisions pour pouvoir les consulter ultérieurement.
Conseils
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Vérifiez toujours votre orthographe et votre grammaire avant de soumettre la transcription de vos procès-verbaux à votre patron. Demandez à votre patron s’il existe un modèle que vous pouvez utiliser pour transcrire vos procès-verbaux. Sinon, demandez s'il y a des transcriptions précédentes des minutes que vous pouvez référencer pendant que vous écrivez les vôtres.
Attention
Soyez extrêmement prudent lorsque vous enregistrez des explosions lors d’une réunion. Ne mentionnez pas la personne derrière l'explosion, mais dites quelque chose du type "Il était fortement encouragé que …" Si vous avez des doutes sur l'association d'un nom à une discussion, consultez le président de la réunion.
