Un bureau sans papier peut aider l’environnement, mais il peut créer des problèmes de processus si un système de flux de travail adéquat n’est pas mis en place. Tout déplacer dans l'espace numérique nécessite la mise en place de procédures de contrôle des documents et de workflow garantissant que rien ne soit perdu pendant la transition. Lorsque les boîtes de réception physiques se retirent dans les poubelles de l’histoire, des boîtes virtuelles doivent les remplacer.
Passer au numérique
Dans un bureau sans papier, l’objectif est de tout mettre en ligne en ligne. Les documents imprimés sont numérisés et placés dans un emplacement partagé sur votre ordinateur où les utilisateurs autorisés peuvent y accéder. Outre les avantages environnementaux, un bureau sans papier bien géré peut rendre l'information plus facile à trouver que dans les systèmes de classement traditionnels. Les dossiers d’une archive virtuelle stockent les documents les plus anciens pour ne pas encombrer les zones fréquemment consultées, mais restent disponibles en cas de besoin.
Calendriers partagés
Le déplacement des horaires des employés dans un calendrier partagé permet aux employeurs de gérer le temps des vacances et d’autres questions ayant une incidence sur l’horaire de travail. Il permet également aux collègues de suivre les réunions et autres événements planifiés. Les équipes qui partagent des calendriers de travail sont en mesure de contrôler les entrées et les sorties du bureau et de structurer le flux de travail sur les projets dans cet esprit. Par exemple, être en mesure de voir que les principales parties prenantes se dirigent vers une conférence à la fin de la semaine peut motiver quelqu'un à terminer plus rapidement l'ébauche d'un document ou d'un contrat clé afin que ces parties prenantes puissent donner leur avis avant le contenu est terminé.
Gestion de documents
Les bureaux sans papier ont besoin d’un système qui détermine la manière dont les documents doivent être conservés et stockés. Créez une convention de dénomination de document et une structure de dossiers pour faciliter la recherche de documents. Les systèmes de gestion de documents permettent souvent à la fois de «vérifier» et de suivre les modifications. Cela empêche plusieurs personnes de travailler sur un document en même temps et permet le contrôle de version. Le fait de rendre obligatoire la mise à jour des documents à l'emplacement partagé réduit les problèmes qui se produisent lorsque les utilisateurs téléchargent un fichier, effectuent des mises à jour et les envoient par courrier électronique, sans pour autant conserver la version officielle actuelle.
Gestion de projet
Le logiciel de gestion de projet permet de suivre les jalons et les échéances du projet. Vous aurez besoin d’un système capable de suivre les tâches et les calendriers de projet et permettant aux employés d’indiquer que quelque chose est terminé. Les notifications doivent alerter une personne lorsqu'une nouvelle tâche nécessite son attention. Les personnes peuvent suivre leurs propres projets, tandis que les gestionnaires peuvent avoir une vue globale de ce qui se fait au sein de l’équipe et réaffecter les ressources au besoin. Une fois terminés, les projets doivent être archivés numériquement, avec les leçons apprises, afin que le transfert de connaissances puisse facilement se produire lorsqu'un projet similaire commence plus tard.
