Que vous exploitiez une galerie ou vendiez votre propre art, une facture peut être votre dernier lien avec un acheteur. En choisissant un format coordonné avec votre en-tête et prenant en charge votre image de marque, vos factures deviennent des outils marketing qui laissent une bonne impression. Vous pouvez personnaliser les modèles trouvés dans les logiciels de traitement de texte et de facturation, ou créer les vôtres. Cependant, votre mise en page doit donner un document propre, facile à lire, qui regroupe des informations connexes.
Créer des systèmes de numérotation
Développez un système de numérotation des travaux ou des projets pour organiser les informations client, suivre les dépenses et identifier le travail envoyé aux imprimeurs, aux magasins de cadres et aux autres fournisseurs pour le compte de vos clients. Creative Public recommande un système comprenant un numéro et une brève description. Par exemple, 15-003-05-Ceramic-Smith, pourrait être le troisième projet que vous avez eu en mai 2015 pour un client nommé Smith. Avec ce système, vous affecteriez 15-067-09-ArtFest à votre 67e projet en septembre 2015.
Créez un système de numérotation distinct pour identifier vos factures. La numérotation des factures facilite la préparation de l'impôt en fin d'année et le suivi des paiements, et fournit aux services comptables des clients les numéros de référence nécessaires. Choisissez une combinaison de numéros séquentiels d'année suggérée par Smashing Magazine, telle que 2015015 pour la 15ème facture écrite en 2015, ou une référence client plus un numéro séquentiel pour ce client, tel que TA025, pour le 25e projet de Time Advertising avec vous.
Attribuez un numéro de travail et un numéro de facture au travail que vous souhaitez facturer.
Préparer le titre
Tapez le mot "INVOICE" en haut de la page, si votre modèle ne l’a pas déjà.
Regroupez votre logo, le nom de votre galerie / studio ou votre nom et adresse, ainsi que les informations de contact clés telles que votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et l'URL du site Web dans une section.
Entrez les informations de votre client, y compris le nom de l'entreprise, le nom de la personne qui a acheté l'œuvre, ainsi que son adresse et ses numéros de téléphone.
Entrer les détails de la transaction
Consacrez une section dans la moitié supérieure de la page pour noter la date, le numéro de facture, le numéro de commande client, le cas échéant, et le numéro de travail que vous avez attribué au travail.
Ajoutez le montant dû et vos conditions de paiement, telles que "Payable à la réception" ou "toile encadrée livrée une fois le paiement reçu", lorsque la livraison est subordonnée à la satisfaction du montant dû.
Décrivez les droits que le client achète - pour les œuvres numériques - tels que "Utilisation unique". Tous les droits de réimpression et autres reviennent à l'artiste au bout de 30 jours. " Stropheus, cabinet d’avocats spécialisé en art, recommande de noter que vous conservez le droit de premier refus si l’acheteur souhaite revendre votre travail.
Indiquez votre numéro EIN fédéral - numéro d'identification d'employeur - ou votre numéro de sécurité sociale, car les galeries, les musées et les entreprises ont besoin de ces informations pour la préparation des déclarations fiscales.
Répertoriez les options de paiement que vous proposez, telles que le chèque, PayPal, Square ou la carte de crédit, et fournissez les détails du compte nécessaires au client pour vous payer.
Section complète pour les frais
Commencez cette section par une phrase telle que "Services rendus comme suit:".
Décrivez le travail avec suffisamment de détails pour que la description soit comprise par d'autres plus tard. Par exemple, au lieu de "Art de la formation", écrivez "10 illustrations au stylo et à l'encre pour le manuel d'entretien de la chargeuse sur pneus".
Notez que votre structure de frais est un taux fixe ou horaire plus le montant en dollars correspondant. Assurez-vous d'inclure le nombre d'heures facturables lors de la tarification à l'heure. Ajoutez le total des frais de création pour cette section.
Énumérez toutes les dépenses pour lesquelles vous demandez un remboursement. Incluez suffisamment de description pour que le client puisse faire correspondre chaque élément de campagne aux accusés de réception que vous fournissez. Ajouter un total pour la catégorie de dépenses.
Indiquez les éventuels dépôts ou avances du client.
Notez le montant total dû, moins les paiements reçus à ce jour. L’Université Kutztown de Pennsylvanie recommande d’utiliser des chiffres et des mots tels que "Montant total: 750 $. Sept cent cinquante dollars".
Suivez les conseils de Freshbooks et ajoutez "Merci pour votre entreprise!" au bas de la page pour augmenter vos chances de paiement rapide.
Conseils
-
L'utilisation d'un numéro autre que 001 pour votre première facture implique que votre entreprise est mieux établie.
Demandez aux clients de vous payer sous votre prénom, à moins que vous ne possédiez un compte chèque au nom de votre entreprise ou un compte "Doing Business As" auprès de votre banque pour éviter les problèmes d'encaissement de chèques.
