Ne pas se conformer à toutes les exigences du ministère des Transports lors de l'embauche de nouveaux employés peut entraîner des amendes et, éventuellement, une fermeture de l'entreprise si le DOT vérifie votre entreprise. L'une des conditions est une vérification préalable de l'employeur par des employés occupant des postes critiques pour la sécurité, tels que des conducteurs. Votre demande d'emploi doit demander aux candidats de fournir leurs antécédents professionnels pour les 10 dernières années. Cependant, vous devez confirmer tout emploi répertorié au cours des trois dernières années.
Forme
La Federal Motor Carrier Safety Administration - une division du DOT - fournit un formulaire que les employeurs peuvent utiliser pour effectuer des contrôles antérieurs. Bien que le ministère n’exige pas que vous utilisiez leur formulaire, cela peut simplifier la compilation des informations nécessaires. Remplissez le formulaire avec les informations de votre entreprise et du demandeur. Vous pouvez poster ou faxer le formulaire à l'ancien employeur, mais conserver une preuve de la transmission ou du courrier si l'employeur précédent ne répond pas pour prouver que vous avez fait un effort de bonne foi pour vous conformer au règlement.
Consentement écrit
Le demandeur doit fournir un consentement écrit pour que vous puissiez effectuer les vérifications précédentes requises de votre part. Sans la permission du demandeur, l'employeur précédent ne peut vous donner aucune information autre que celle de savoir s'il réengagerait le demandeur. Le formulaire fourni par la FMCSA fournit un espace pour la signature du demandeur. Si vous créez votre propre formulaire, incluez un endroit où le demandeur peut signer, autorisant ainsi les employeurs précédents à fournir les informations nécessaires.
Délais
Vous avez 30 jours pour inclure les réponses (ou la preuve de votre effort de bonne foi pour obtenir les informations) dans le dossier de l'employé. Vous pouvez engager l'employé et le mettre au travail avant de recevoir les réponses, à condition que vous obteniez un résultat négatif au test de dépistage de la drogue avant emploi. Vous devez conserver les informations dans le dossier de l'employé pendant qu'il travaille pour vous et pendant trois ans après qu'il a cessé de travailler pour vous. Si vous n'engagez pas le candidat, vous devez conserver les informations dans un fichier pendant trois ans.
Droit de réfuter
Les candidats ont le droit de consulter les informations fournies par leurs employeurs précédents. S'ils ne sont pas d'accord avec les informations, ils peuvent envoyer une demande à l'ancien employeur pour demander une correction des informations fournies. L’employeur précédent a 15 jours pour informer le demandeur s’il respecte les informations fournies. Si l'employeur précédent accepte de corriger les informations, il doit envoyer les nouvelles informations à l'employeur éventuel dans les cinq jours suivant la réception de la réfutation du conducteur. Vous devez conserver toute information de réfutation dans le dossier de l'employé même si vous n'embauchez pas le demandeur.
