Si vous envisagez de travailler comme secrétaire ou assistante administrative, vous devez vous assurer que vous avez les compétences requises. Le rôle de secrétaire et d’assistant administratif a évolué rapidement ces dernières années, et les compétences dont ces personnes ont besoin ont également évolué. Comprendre quelles compétences et quelles aptitudes sont les plus importantes peut faciliter votre recherche d’emploi et le rendre plus performant.
Compétences informatiques
La plupart des travaux de secrétariat sont désormais effectués sur ordinateur. Les secrétaires doivent donc posséder de solides compétences en informatique. Ces compétences incluent la possibilité d'utiliser les principaux logiciels de bureautique tels que Microsoft Office. Les secrétaires potentiels devraient se familiariser avec plusieurs versions différentes de Microsoft Office, car toutes les entreprises n'utilisent pas la dernière version.
Bonnes compétences en communication
Les secrétaires doivent avoir de solides compétences en communication écrite et verbale. Les secrétaires sont souvent appelés à communiquer au nom de leurs chefs et doivent pouvoir se présenter, ainsi que leurs employeurs, de la meilleure façon possible. On demande souvent aux secrétaires de composer des lettres avec un minimum d'instructions de leurs chefs. Cela signifie qu'ils doivent avoir une excellente maîtrise de la langue anglaise et une solide compréhension de l'étiquette et des formats de communication appropriés. La nécessité d'une excellente communication s'étend à tous les domaines, des communications relativement informelles telles que le courrier électronique et la messagerie instantanée aux propositions commerciales et aux lettres officielles.
Dactylographie et compétences administratives
Les secrétaires doivent avoir de très bonnes compétences en dactylographie, puisqu'une bonne partie de leur journée est consacrée à la dactylographie de lettres, mémos, courriels et autres communications écrites. De nombreux employeurs exigent des candidats au secrétariat de passer un test de dactylographie. Soyez donc prêt et exercez-vous à dactylographier vos compétences en dactylographie avant l'entretien. De nombreux secrétaires remplissent également des fonctions administratives, telles que la comptabilité de base et la paie. De bonnes compétences en mathématiques sont importantes dans les professions de secrétariat. Il est donc très important de parfaire ces compétences.
Compétences sociales
De solides compétences interpersonnelles sont essentielles pour tout secrétaire ou assistant administratif. Ces personnes travaillent régulièrement avec différents départements et doivent pouvoir s'entendre avec tous les membres de l'organisation pour pouvoir travailler efficacement. Les secrétaires travaillent également avec des personnes extérieures à l'organisation, servant souvent de remplaçants à leurs chefs. Une attitude amicale et la capacité de s'entendre avec les autres sont essentielles pour ce travail.
