Un système de suivi pour renouveler les certifications des employés est important non seulement pour les demandes de renouvellement en temps voulu, qui peuvent être nécessaires pour continuer à exécuter un travail spécifique, mais également pour prendre des décisions concernant les augmentations de salaire et les promotions. Dans la plupart des cas, le suivi électronique est plus efficace que d'utiliser un fichier tickler ou d'écrire des dates de renouvellement sur un calendrier. Bien que les options électroniques puissent inclure un logiciel de planification spécialisé, vous pouvez également créer votre propre système à l'aide de l'option de calendrier dans les logiciels de productivité bureautique tels que Microsoft Outlook ou Google Calendar.
Dates de calendrier en tant que tâches
Entrez deux dates pour chaque certification - et chaque employé - afin de vous assurer que le renouvellement est effectué à temps. Le moyen le plus simple de procéder consiste à utiliser l’option de tâche pour créer des tâches pour chaque date. Cette option est disponible sur Microsoft Outlook et Google Agenda. Définissez la date de la première tâche une semaine avant la date de renouvellement réelle. C’est la date à laquelle l’employé devrait commencer à rassembler des informations sur le renouvellement et à remplir des formulaires. Pour la deuxième tâche, entrez la date à laquelle vous souhaitez soumettre les informations. Dans les deux cas, les tâches s'afficheront le bon jour de votre calendrier.
Rappelle toi
Microsoft Outlook propose une option de rappel que vous pouvez définir après la saisie des informations de date de renouvellement dans une nouvelle tâche. Cochez la case de rappel et sélectionnez la date et l'heure auxquelles le son de rappel doit être joué. Bien que les tâches de Google Agenda ne disposent pas d'un système de rappel automatique, vous pouvez les trier par date et imprimer une liste de tâches quotidiennes à partir du menu Actions.
