La loi fédérale sur les normes du travail stipule que les entreprises doivent suivre les heures de travail de leurs employés, mais ne précise pas comment. Bien que cela signifie que vous pouvez utiliser n'importe quoi, d'une feuille de connexion papier à un système informatique complexe, il incombe en dernier lieu à la société de s'assurer que les feuilles de temps sont correctes et non les employés. Pour cette raison, la méthode n’est pas aussi importante que de trouver un système qui fonctionne et de s’y tenir de manière cohérente.
Exigences de suivi
La LSF exige que les registres de paie contiennent des données spécifiques concernant les heures travaillées et le salaire qu'un employé gagne. Quelle que soit la façon dont vous gardez trace des heures des employés, les données sur les heures de travail doivent inclure l'heure et le jour du début de la semaine de travail de l'employé, les heures travaillées chaque jour et le nombre total d'heures travaillées chaque semaine. En outre, vous devez conserver les documents source (cartes de pointage, horaires de travail et tickets de travail, par exemple) pendant deux ans, soit sur site, soit dans un lieu de stockage central.
Suivi horaire standard
Le suivi du temps standard fonctionne pour les employés à temps plein et à temps partiel, qu’ils travaillent aux mêmes heures ou à des heures différentes chaque semaine. Avec le suivi standard, les employés doivent entrer et sortir en utilisant une horloge électronique ou un ordinateur, deux à quatre fois par jour, selon qu'ils prennent une pause-repas ou non. Selon le Département du travail des États-Unis, vous pouvez définir une politique, telle que l'enregistrement de la durée au bout de cinq minutes ou d'un dixième d'heure, qui prend en compte les écarts mineurs entre les enregistrements de l'horloge et les heures réellement travaillées, car tous les employés ne peuvent pas enregistrer ou dehors au même moment.
Suivi des exceptions
Vous pouvez enregistrer des heures à l'aide du suivi des exceptions pour les employés administratifs ou autres qui travaillent généralement les mêmes heures chaque semaine. Avec le suivi des exceptions, vous créez un formulaire indiquant les heures de travail standard et obligez les employés à enregistrer l'heure uniquement si elle diffère de la journée normale de travail. Par exemple, si la journée de travail commence normalement à 8 heures et qu'un employé arrive à 8 heures 10 mais qu'il travaille le reste de la journée normalement, l'heure de début indiquera l'exception et les heures de travail de la journée seront courtes de 10 minutes.
Suivi des employés hors site
La plupart des entreprises utilisent un logiciel informatique pour suivre les heures des employés travaillant à la maison ou hors site. Le suivi virtuel du temps enregistre la présence en temps réel, le plus souvent en secondes. Configurez le programme pour qu'il s'exécute automatiquement lorsqu'un utilisateur se connecte à son ordinateur de travail afin de réduire le risque qu'un employé oublie de pointer. De cette manière, le premier écran qu'un employé verra chaque matin est sa carte de pointage virtuelle. Les options de suivi temporel virtuel vont des programmes gratuits aux logiciels propriétaires.
