Étant donné que les déductions avant impôts sont exclues de certains impôts - et que les W-2 sont utilisés pour déclarer les salaires imposables - les déductions avant impôts ne sont pas déclarées comme revenu imposable sur le W-2. Au lieu de cela, les employeurs incluent les déductions avant impôts dans les cases appropriées du formulaire W-2 à des fins d’information.
Détermination des avantages avant impôts
Un avantage est considéré comme non imposable s'il est parrainé par un employeur et s'il est conforme au code des impôts interne. Les avantages avant impôts peuvent inclure une assurance santé, vie et accident; aide aux personnes à charge; aide à l'adoption; comptes d'épargne santé; retraite; et de transit et de stationnement. Les employeurs doivent connaître les conséquences fiscales de chaque avantage, car toutes les déductions avant impôts ne sont pas exonérées des mêmes taxes. Par exemple, les cotisations 401 (k) traditionnelles sont exonérées de l'impôt sur le revenu fédéral et, dans la plupart des cas, des États, mais non des impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie.
Case 10
Les employés peuvent verser jusqu'à 5 000 dollars, voire 2 500 dollars, s'ils se marient, déposant chaque année séparément en dollars avant impôts pour l'aide aux personnes à charge au moment de la publication. Les montants dépassant ces seuils sont imposables. Les déductions pour soins aux personnes à charge de la salariée, ou le montant total que son employeur a payé en son nom, figurent à la case 10 de la note W-2. Les montants supérieurs à 5 000 $ ou 2 500 $ si la déclaration de mariage est présentée séparément sont imposables et sont inclus dans les salaires de l'employé aux niveaux fédéral, de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie, respectivement dans les cases 1, 3 et 5.
Case 12
De nombreux codes sont associés à la case 12, qui permet de déclarer les contributions avant impôts à des régimes de retraite qualifiés, les salaires non imposables et les remboursements, ainsi que les contributions des employés et des employeurs à un régime d’épargne-santé. Les primes d’assurance-vie collective jusqu’à 50 000 $ sont imposables. Les montants supérieurs à 50 000 $ figurent à la case 12 et sont taxables..
La case 12 contient différents types d'informations, telles que les taxes non perçues de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie. Les employeurs peuvent consulter les instructions W-2 pour connaître les codes appropriés à utiliser pour les déductions avant impôts. Par exemple, les cotisations de retraite avant impôt peuvent être codées sous D, E, F, G ou S, selon le plan. Le code DD s’applique au coût total de la couverture santé collective, y compris la part de l’employeur et celle des employés.
Case 13
Si un employé cotise à un régime de retraite admissible au cours de l'année d'imposition, l'employeur coche la zone "Régime de retraite" de la case 13.
Case 14
Toute information supplémentaire que l’employeur souhaite obtenir de la part de l’employé va à la case 14. Cela inclut les déductions d’assurance maladie avant impôts, les frais de déménagement imposables, les cotisations syndicales et le paiement d’aide aux études. L'employeur peut utiliser des abréviations pour étiqueter chaque information.
Stub de paie et rapprochement W-2
Le salaire total sur le talon de paie et le W-2 d'un employé peut différer s'il dispose de déductions avant impôts car le talon de paie indique le salaire brut et le W-2 représente un salaire imposable. Pour rapprocher les deux, ajoutez les déductions avant impôts au salaire imposable indiqué sur le W-2. Par exemple, les déductions avant impôts exonérées de l'impôt fédéral sur le revenu ajoutées au montant de la case 1 de la lettre W-2 doivent être égales au salaire brut indiqué sur le talon de chèque de paie.
