Vous devez sécuriser et soumettre plusieurs documents lorsque vous effectuez des paiements à quelqu'un avant 1099. La série de documents dont vous avez besoin est utilisée pour vérifier les informations d'identification de la personne que vous payez, déclarer les revenus du bénéficiaire 1099 et résumer les informations que vous déclarez sur le compte 1099. forme.
W-9
Lorsque vous indemnisez un particulier ou un propriétaire d’entreprise au plus 1099, vous devez obtenir le formulaire W-9 auprès de la personne que vous payez. Le formulaire W-9 peut être téléchargé sur le site Web IRS.gov. Il s'agit d'un formulaire d'attestation d'identification du contribuable que le bénéficiaire utilise pour fournir son numéro d'identification de contribuable, tel qu'un numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification d'employeur, son adresse et sa classification de contribuable, comme une personne physique, un propriétaire unique, une société ou une société de personnes. Vous pouvez utiliser les informations fournies dans ce formulaire pour émettre des formulaires 1099 et générer un rapport de correspondance d'identification du contribuable afin de vous assurer que le numéro inscrit sur le W-9 correspond au nom de la personne ou de l'entité que vous payez. N'envoyez pas le formulaire W-9 à l'IRS à moins que celui-ci ne le demande.
1099 formulaires
Un formulaire 1099 est le formulaire IRS que vous utilisez pour signaler les paiements que vous émettez. La personne que vous payez reçoit une copie du 1099, l’IRS en reçoit une copie et vous conservez une copie pour vos documents professionnels. Il existe plusieurs types de formulaires 1099 et celui que vous utilisez dépend du type de paiement que vous émettez. Le formulaire 1099 le plus courant est le formulaire 1099-MISC, utilisé pour déclarer la rémunération de la main-d'œuvre non salariée ou sous contrat, les paiements de loyer et d'autres types de revenus divers. L'IRS fournit une liste des formes 1099 disponibles et leurs utilisations sur le site Web IRS.gov (voir Ressources). Si vous déposez des formulaires papier 1099, vous devez utiliser un formulaire 1099 préimprimé. N'imprimez pas les formulaires 1099 à partir du site Web IRS.gov car la machine IRS qui traite les informations 1099 ne lit que certaines encres.
Formulaire 1096
Lorsque vous émettez des formulaires 1099, vous devez rapprocher tous les montants que vous déclarez sur les formulaires 1099 sur le formulaire 1096. Le formulaire 1096 est une fiche récapitulative que vous devez joindre à l'IRS 1099 copies et l'envoyer à l'IRS en un seul colis. Si vous émettez différents types de formulaires 1099, vous devez remplir un formulaire 1096 distinct pour chaque type de formulaire 1099. Le formulaire 1096 doit être rempli même si vous ne délivrez qu'un seul formulaire 1099 au cours de l'année.
Les dates d'échéance
En général, les formulaires 1099 les plus courants, tels que 1099-MISC, doivent être envoyés aux destinataires au plus tard le 31 janvier et à l'IRS le 28 février. Toutefois, des dates d'échéance différentes peuvent s'appliquer selon le formulaire 1099 que vous devez fournir et si vous le souhaitez. 1099 formulaires avec l'IRS électroniquement. Vous devez déposer 1099 formulaires auprès de l'IRS si vous fournissez plus de 250 formulaires 1099 à des destinataires au cours de l'année. Les déclarants électroniques ont généralement jusqu'au premier jour ouvrable d'avril pour soumettre 1099 informations à l'IRS, mais ne reçoivent pas d'autres dates pour fournir les formulaires 1099 aux destinataires, sauf prolongation accordée par l'IRS. Consultez les instructions spécifiques pour le type de formulaire 1099 que vous devez fournir pour déterminer les dates d'échéance et les informations d'extension.
