Les volontaires offrent gratuitement leurs services à leurs œuvres caritatives, églises et autres organisations préférées. Cependant, alors que les volontaires donnent librement de leur temps, de nombreuses organisations ne veulent pas que leurs volontaires paient pour faire du bénévolat car ils utilisent leur propre essence et leurs propres véhicules pour accomplir leur travail et certains utilisent même leurs propres véhicules pour effectuer le travail.. Si un organisme peut se le permettre, il remboursera souvent aux volontaires leurs frais de déplacement. Il faut cependant veiller à ne pas créer d’impôt à payer pour le volontaire.
Formulaire W-9
Le formulaire W-9 est une demande de numéro d’identification de contribuable. Dans le cas des volontaires, il s'agirait de leur numéro de sécurité sociale. Il demande également le nombre d'exemptions dont bénéficie le volontaire. Si l'organisation propose des remboursements aux volontaires, ce formulaire doit être rempli. Si les remboursements ne sont pas imposables, les informations ne seront pas nécessaires, sauf dans la comptabilité de l'organisation pour indiquer à qui les remboursements ont été payés.
Remboursement
Pour ne pas être considéré comme un revenu, les remboursements doivent porter sur les frais de déplacement réels, qui peuvent être documentés dans un plan comptable. Cela signifie que les volontaires doivent fournir une documentation des dépenses et que tout remboursement des dépenses réelles soit restitué. La documentation doit indiquer l’heure, le lieu, l’objet commercial et le montant de la dépense.
Frais de transport
Les frais de transport correspondent aux frais de déplacement locaux. Bien que cela se fasse généralement en voiture, cela peut inclure les billets d'avion, les tickets de bus, les frais de navette et les frais de taxi. En outre, les péages et les frais de stationnement. Pour voyager dans un véhicule personnel, il peut être difficile de déterminer les coûts réels pour des opérations telles que la vidange d'huile ou le plein d'essence. Il est plus facile de rembourser le volontaire par kilomètre parcouru jusqu’au taux de remboursement du kilométrage standard fédéral.
Déductions de voyage
Le gouvernement fédéral fixe chaque année les taux de remboursement des miles pour les entreprises, les œuvres de bienfaisance, les rendez-vous chez le médecin et les milles de déménagement, en fonction du coût d'utilisation du véhicule. Si les volontaires sont remboursés plus que le taux fédéral, l'excédent est considéré comme un revenu, auquel cas les informations sur le formulaire W-9 seraient nécessaires. Si le volontaire est remboursé à un taux inférieur, il peut également demander la déduction de la différence entre le taux de remboursement réel et le taux fédéral en déduction de son impôt fédéral sur le revenu.
