La comptabilité est le processus d'analyse et d'enregistrement des transactions. L'analyse des transactions et les écritures au journal sont les deux premières étapes du cycle comptable. L'enregistrement est le transfert d'écritures de journal dans un grand livre général, qui contient généralement un formulaire distinct pour chaque compte. Les journaux enregistrent les transactions dans un ordre chronologique, tandis que les grands livres récapitulent les transactions par compte. La publication consiste en quelques étapes simples, selon "College Accounting" de John Ellis Price et autres.
Nom du compte
La première étape consiste à entrer le nom et le numéro du compte dans le grand livre. Les deux principaux états financiers d'une entreprise, le compte de résultat et le bilan, ont des comptes différents. Les comptes de résultat incluent les ventes (revenus), le coût des biens vendus, les frais de marketing et de publicité, les charges d'amortissement, les intérêts et les taxes. Les comptes de bilan comprennent la trésorerie, les débiteurs, les créditeurs, les obligations à payer, l’amortissement cumulé, les bénéfices non répartis et les actions ordinaires. L'amortissement est la répartition progressive du coût d'une immobilisation sur sa durée de vie utile.
Détails de l'entrée
La deuxième étape consiste à enregistrer la date, la description et le numéro de référence de chaque écriture de journal pour chaque compte au cours d'une période comptable. Le numéro de référence peut être sous la forme "J #", "J" se rapportant au journal de la société et "#" au numéro de page du journal. Par exemple, J1 voudrait dire que l’entrée est de la page 1 du journal. La description est la même que dans le journal: par exemple, "Entrée de caisse, numéro de facture 11-1097".
Débits et crédits
L’enregistrement des débits ou des crédits est la prochaine étape du processus d’enregistrement. Chaque transaction doit avoir au moins un débit et un crédit. Les débits augmentent les comptes d’actif du bilan, tels que la trésorerie et les stocks, et les comptes de charges du compte de résultat, tels que les dépenses de marketing et les dépenses salariales. Les débits diminuent les comptes de passif du bilan, tels que les effets à payer, et les comptes des capitaux propres, tels que les bénéfices non répartis. Les débits réduisent également les comptes des ventes sur le compte de résultat. Les crédits augmentent les comptes de passif au bilan, les comptes de capitaux propres et les comptes de vente. Les crédits diminuent les comptes d’actif au bilan et les comptes de dépenses.
Équilibre
La quatrième étape consiste à calculer le solde débiteur et créditeur de chaque compte. Par exemple, si le compte de caisse a une entrée débitrice de 10 000 USD, une entrée créditrice de 5 000 USD et une entrée débitrice de 25 000 USD à trois dates différentes, le total des débits est de 10 000 USD plus 25 000 USD ou 35 000 USD et la somme des crédits est de 5 000 USD. Par conséquent, le solde débiteur à la dernière date est de 35 000 $ moins 5 000 $ ou 30 000 $.
Correction des erreurs
La dernière étape du processus d’enregistrement consiste à vérifier les erreurs mathématiques et de transfert de données. Les progiciels de comptabilité peuvent réduire ces erreurs grâce à l’automatisation, mais la vérification des chiffres est une étape prudente qui empêche les erreurs de se propager aux états financiers.
