Les sponsors de produits peuvent aider votre événement ou votre organisation en fournissant des produits gratuits, normalement en échange de la publicité de leurs services et de la commercialisation de leurs produits auprès des personnes présentes. Même si la recherche d’un sponsor pertinent peut prendre du temps, son implication peut s'avérer extrêmement bénéfique lorsque les fonds ou le financement constituent un problème difficile au cours des étapes de planification de votre activité. Bien que la portée du parrainage puisse varier considérablement, le processus pour le sécuriser reste simple.
Déterminez votre exact votre demande. Bien qu’il soit possible de contacter un sponsor sans un ensemble défini d’exigences, il est utile de déterminer le niveau de ressources souhaitable que tout sponsor potentiel devrait fournir. Cela permet au sponsor de comprendre rapidement la portée du sponsoring et de vous fournir un point de départ pour des négociations.
Faites une longue liste de sponsors pertinents. Il est souvent utile d’examiner des événements similaires antérieurs afin de déterminer quelles entreprises parrainent activement des projets comparables. Faites une recherche sur chaque sponsor sur votre liste, en notant sa contribution typique aux clients et à la personne à qui votre demande devrait être adressée.
Rédigez une courte présentation orale de votre projet. Ceci constitue la base de vos conversations téléphoniques lorsque vous contactez des représentants de la société. La présentation doit inclure une description de votre projet, de vos objectifs et du niveau d’exposition que celui-ci générera probablement pour la société. Bien que ce soit bref, il devrait vous permettre de déterminer si le sponsor est susceptible d’être intéressé.
Préparez des réponses détaillées aux questions les plus courantes. Cela démontre votre préparation et votre professionnalisme. Les questions les plus fréquentes sont les suivantes: «Pourquoi nous avez-vous considérés comme votre sponsor?» «Quelle quantité de produit demandez-vous?» «Comment le projet a-t-il été annoncé dans les médias?» Et «Combien de personnes comptez-vous y assister?
Rendez-vous en personne le plus tôt possible. Cela consolide la relation commerciale et rend l'accord plus difficile à annuler.
Gardez les lignes de communication ouvertes. Appelez régulièrement l'organisation pour clarifier tout problème et fournissez toujours un moyen fiable de vous contacter rapidement. Cela est particulièrement vrai lorsque le projet est sur le point de démarrer.
Passez en revue les conditions du parrainage et acceptez. Selon le niveau de parrainage, cela va d'un accord verbal informel à un contrat détaillé.
