Le personnel administratif ne reçoit jamais la gloire ou la gloire, mais sans eux, les lieux de travail sont voués à l'inefficacité et à la stagnation. Les administrateurs de qualité font la différence dans l’efficacité des tâches des autres. Ils fournissent un soutien et font face au flux sans fin de tâches en coulisses qui permettent à toute entreprise de fonctionner.
Qu'est-ce qu'un assistant administratif?
Les assistants administratifs remplissent une variété de rôles dans des environnements de bureau. Leurs emplois peuvent entrer dans la catégorie des assistants personnels s’ils sont dédiés à un seul dirigeant, ou bien ils peuvent être la clé d’un petit bureau prospère et dynamique, où ils gèrent seuls les appels, la paperasse et d’autres tâches à l’appui de l’ensemble du personnel.
La plupart des tâches d’assistant administratif impliquent le traitement du courrier électronique, la préparation d’appels téléphoniques ou le placement d’appels vers des clients et d’autres employés, la gestion de documents et la gestion de systèmes de classement. Souvent, ils seront impliqués dans l'intégration de nouveaux employés. Ils peuvent gérer des échéanciers pour le bureau ou les cadres supérieurs, prendre des rendez-vous et se tenir au courant des calendriers. Ils s’occupent souvent des rendez-vous d’entretien réguliers, comme s’assurer que la compagnie des eaux vienne nettoyer le refroidisseur d’eau et d’autres tâches de routine.
Les détails finis d'un assistant administratif dépendent de la société et des personnes pour lesquelles ils travaillent. S'ils travaillent dans un bureau de comptabilité, ils peuvent avoir besoin d'une connaissance pratique des procédures comptables. S'ils travaillent dans une société de post-production télévisée, ils devront connaître le jargon de la production cinématographique et télévisuelle. Pour une entreprise de publicité, elle devra avoir une connaissance de base des achats d’annonce et des relations avec les créatifs et les clients.
Les postes d’assistante administrative peuvent être un excellent moyen d’avoir une vue d’ensemble de ce que fait une entreprise. Il est également possible de gravir les échelons ou d’avoir une idée des rôles qui leur conviennent le mieux. D'autre part, il existe des assistantes administratives de carrière qui aiment les offres variées et le rythme rapide que leur offre le travail.
Quelles sont les tâches des assistants administratifs?
Il est possible d’obtenir un excellent poste d’assistant administratif avec un diplôme d’études secondaires, mais certaines études collégiales sont utiles, en particulier pour les postes de cadres. Les compétences spécifiques à un emploi sont plus importantes, par exemple, avoir une bonne communication à la fois par écrit et en parlant, car la messagerie et le traitement du téléphone sont très sollicités. Les administrateurs doivent souvent faire preuve de tact et de diplomatie, car ils doivent traiter avec des clients en colère ou être la partie neutre entre les membres du personnel de leur bureau. Mais toutes leurs compétences en communication seront discutables s’ils ne sont pas de bons auditeurs qui ont la tête pour les détails.
Des compétences en informatique sont indispensables, y compris savoir utiliser des programmes tels que Microsoft Word, Excel et Outlook. La saisie de données peut être une tâche requise, et le fait de pouvoir maîtriser rapidement tous les programmes utilisés par l'entreprise, tels que les applications de gestion de base de données ou de collaboration d'équipe, aidera un administrateur à réussir dans son rôle.
Comprendre tous les aspects de l’envoi sera généralement nécessaire et impliquer de savoir comment on peut manipuler le courrier quotidien et les machines à affranchir au quotidien, mais aussi de connaître les systèmes de messagerie tels que FedEx, UPS et même de faire appel à des entreprises de messagerie locales.
Les tâches administratives moins glorieuses impliquent de garder le bureau bien approvisionné en fournitures. Du papier à l’encre de l’imprimante et aux stylos, c’est le cœur de l’approvisionnement d’un bureau qui fonctionne bien, et c’est le domaine de l’assistant d’administration. Il en va de même pour la maintenance des équipements de bureau tels que les copieurs, les ordinateurs, etc. Ils n’auront pas nécessairement besoin de régler ces problèmes, mais un peu de résolution de problème va loin, et le reste du temps, ils peuvent appeler le service informatique ou faire appel à des services de réparation.
Quelles sont les qualités nécessaires au personnel administratif?
Avoir un comportement professionnel et une apparence qui correspond à l’image de la société va beaucoup dans ce travail car les assistants administratifs sont souvent la «face avant» d’une entreprise ou la première impression que l’on obtient d’un dirigeant quand il travaille à ces bureaux.
Être organisé est critique. Gérer tous ces horaires, renvoyer des appels, rédiger des mémos, mettre à jour des feuilles de calcul, maintenir le système de classement - tout cela nécessite de bonnes compétences organisationnelles et la capacité de rester informé de nombreuses choses de façon continue. Bien sûr, les compétences de gestion du temps sont liées car les délais sont constants. Si un contrat est envoyé trop tard ou si un appel n’est pas renvoyé rapidement, il peut en résulter l’effondrement de précieuses affaires.
Il est essentiel d’être performant dans le travail d’équipe car c’est en cela que consistent les rôles de dotation en personnel, mais aussi en travaillant seul. Il est essentiel de rester au courant des projets et de faire preuve d’autonomie, et de le faire dans un environnement occupé, avec des interruptions constantes, est indispensable. Les journées sont remplies d'appels, de personnes ayant besoin d'aide et de tâches contextuelles nécessitant des solutions immédiates, mais certains projets en cours doivent également être achevés, et le personnel administratif doit exceller dans les deux domaines.
Quels ensembles de compétences sont précieux?
Au-delà des compétences de base quotidiennes requises pour une carrière réussie dans le domaine du soutien administratif, il existe de nombreuses autres compétences qui peuvent les séparer du lot et leur donner un avantage sur les emplois administratifs mieux rémunérés et moins évasifs.
Être bilingue ou multilingue est une compétence fantastique. La connaissance de l'espagnol, de l'allemand, du chinois, des indiens ou d'autres langues courantes dans les affaires nationales ou internationales peut rendre un administrateur extrêmement utile, et ces rôles sont souvent plus payants.
Parmi les autres compétences potentiellement utiles figurent la connaissance des médias sociaux, les bases de la comptabilité, la rédaction de rapports et l'analyse de données, ainsi que la compréhension pratique de la légalité et des contrats.
En fin de compte, les assistants administratifs devraient chercher un emploi dans des domaines de carrière qui les intéressent. Quelqu'un qui aime le droit devrait travailler dans un cabinet d’avocat, car il lui faudra en apprendre un peu plus sur le métier pour y exercer efficacement ses fonctions. De même, une personne qui n'aime pas la médecine ne devrait pas aspirer à travailler dans un cabinet de médecin. Plus on en sait sur les affaires menées sur le lieu de travail, plus ils deviennent précieux et plus ils ont de chances d'être promus.
Que gagnent les assistants administratifs?
Les postes d'adjoint administratif varient énormément et la rémunération augmente en fonction de l'étendue de leurs responsabilités, de leur expérience et de l'ancienneté de ceux qu'ils assistent. Ainsi, un assistant administratif pour un petit bureau gagnera moins d'un pour une division rentable d'une agence de publicité qui évolue rapidement, et ils gagneront tous deux moins qu'un employé administratif de direction travaillant exclusivement pour un PDG.
Selon Indeed.com, lors de la moyenne des salaires proposés dans les offres d’emploi pour octobre 2018, les assistants d’administration de niveau débutant ont $13.05 par heure ou environ $28,000 annuellement. D'autre part, Salary.com rapporte qu'un assistant administratif junior expérimenté gagne, en moyenne, $40,588à partir de septembre 2018. Le même site indique le salaire moyen de l’assistant administratif du PDG $77,913, mais les salaires haut de gamme, y compris les avantages sociaux, sont aussi élevés que $95,219.
L'avenir des assistants administratifs
La technologie évolue rapidement, rendant nos vies plus productives, organisées et plus rapides que jamais. On pourrait penser que cela menace les emplois d’assistante administrative du futur, mais ce n’est pas le cas. En fait, à certains égards, cela leur donne encore plus d’opportunités.
Aujourd'hui, les «assistants virtuels» représentent une carrière en plein essor. La possibilité de travailler à distance et d’être en contact téléphonique et vidéo avec leurs employeurs permet aux assistants de travailler pour des personnes du monde entier. Il s’agit d’une opportunité de carrière croissante pour ceux qui souhaitent travailler chez eux ou à l’étranger. Certains conseillers volontaires travaillent directement pour des entreprises, certains sont employés par des tiers et beaucoup sont maintenant indépendants et travaillent à temps partiel pour deux employeurs ou plus par semaine. Pour réussir, un VA nécessite encore plus d’autonomie et de diligence, car travailler à distance, c’est avoir besoin de rester motivé seul.
Dans les bureaux traditionnels également, les assistants administratifs n’ont rien à craindre: leur travail continuera d’être la clé du succès de tout lieu de travail. Ce qui peut changer, c’est le niveau de maîtrise de l’informatique qu’ils sont censés avoir alors que l’automatisation et la confiance numérique continuent de croître, de sorte que ceux qui restent au fait des tendances et des technologies auront un avantage sur leurs pairs.
