Aucun format de fax défini ne convient à toutes les situations. Cependant, le fait de suivre certaines directives générales aidera le destinataire du fax à localiser rapidement les informations sur le fax. Ces instructions garantiront également que le destinataire ne rencontrera aucun problème lors de l'envoi de la télécopie et que vous éviterez les problèmes lors de son envoi.
Gardez votre fax moins de 10 à 12 pages. De nombreux télécopieurs de petite entreprise ne peuvent pas traiter trop de pages à la fois. Les gros fax relient également les lignes téléphoniques partagées avec les télécopieurs. Divisez votre fax en plusieurs lots si vous devez envoyer plus de 10 à 12 pages. Dites au destinataire d'attendre plus d'une télécopie de votre part.
Ajustez les marges de la page ou la taille de la police pour réduire le nombre de pages. Cependant, rappelez-vous que des tailles de police plus petites peuvent ne pas être trop faciles à lire et que de petites marges peuvent sembler peu professionnelles, comme dans un CV. Utilisez au moins une police de 11 points.
Écrire des fax dans un format de lettre commerciale lorsque cela est possible. Les marges doivent être d'un pouce sur les côtés gauche et droit et d'un pouce et demi en haut et en bas, si possible. Votre lettre à simple espace, double interligne. Incluez une date dans le haut et des blocs d'adresse pour l'expéditeur et le destinataire avant la salutation. Le bloc d'adresse de l'expéditeur commence en premier.
Inclure une page de couverture avec votre fax. La page de couverture ne doit pas obligatoirement suivre un format de mise en page spécifique, mais elle doit inclure les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, le nombre de pages contenues dans le fax et une ligne d'objet indiquant son objet. Ajoutez également quelques lignes pour vos commentaires personnels sur le fax. Les informations de contact peuvent inclure les noms des personnes et des entreprises, les noms des départements, adresses, adresses e-mail et numéros de téléphone. La lettre d'accompagnement doit être facile à lire afin que le destinataire puisse trouver rapidement des informations à ce sujet.
Évitez si possible d'envoyer des fax avec des graphiques. Ils prennent trop de temps pour envoyer et recevoir et ils gaspillent beaucoup d'encre. En outre, ils ne s'affichent généralement pas très bien sur les télécopies en raison d'une qualité d'impression médiocre.
