Un courrier certifié peut signifier une affaire sérieuse, en particulier si vous êtes propriétaire d’une entreprise. Étant donné que les lettres ou les colis envoyés par courrier certifié permettent la confirmation de la signature, le service est privilégié par l'Internal Revenue Service, les créanciers et les consommateurs souhaitant vérifier qu'un article a été reçu et qui l'a signé. Si vous recevez une lettre certifiée, envisagez de la signer immédiatement afin de résoudre tout problème potentiel auquel votre entreprise pourrait être confrontée le plus rapidement possible. Lorsque le retrait immédiat n'est pas disponible, le suivi de la lettre peut vous aider à déterminer qui l'a envoyée.
Vérifier le formulaire couleur pêche
Le courrier certifié requiert une signature à la livraison et, en fonction des options choisies par l'expéditeur, peut exiger que seul le destinataire puisse signer pour la lettre. Si une lettre parvient à votre entreprise lorsque vous n'êtes pas disponible, le facteur va laisser une copie du formulaire 3849, communément appelée «forme couleur pêche», à la place de la lettre. Ce formulaire fournit des informations essentielles sur l'envoi postal et vous permet de planifier une nouvelle livraison. S'il est complètement rempli, le nom de l'expéditeur apparaîtra dans le coin supérieur droit des anciennes versions du formulaire. Les versions les plus récentes du formulaire 3849 comportent également les informations relatives à l'envoi en haut.
Appelez le bureau de poste pour obtenir des réponses
Contactez votre bureau de poste local si le formulaire 3849 n’est pas rempli correctement et renseignez-vous sur la lettre en question. Expliquez que le formulaire 3849 n'a pas été rempli dans son intégralité et demandez qui est l'expéditeur. Si des restrictions de livraison ont été demandées, le greffier peut refuser de fournir des détails supplémentaires par téléphone en raison de problèmes de confidentialité. Demandez si une inspection en personne serait autorisée pour le destinataire vérifié avant d'accepter la livraison. Dans certains cas, un envoi postal peut ne comporter que l'adresse de l'expéditeur et non un nom.
Suivre la lettre
Dans les cas où le nom de l'expéditeur n'est pas disponible via USPS, le formulaire 3849 doit vous fournir un numéro d'article ou un code à barres pour l'envoi certifié. Ce numéro représente les informations de suivi présentées sur le code à barres du courrier certifié sur la lettre ou le colis. Une fois que vous avez le numéro, rendez-vous sur www.usps.com et cliquez sur "Suivre et gérer". Entrez le numéro de suivi et consultez l'historique. Le journal vous permettra de voir où l'article a été expédié, ce qui pourrait vous aider à isoler les expéditeurs potentiels. Une fois la lettre signée, le nom du destinataire apparaît également dans le journal d’expédition.
Utiliser la livraison informée
Un service lancé par l'USPS en 2017 - livraison éclairée - peut aider les entreprises à domicile à rester en avance sur leurs futures livraisons. Le service permet aux clients résidentiels de s'inscrire pour recevoir un courrier électronique quotidien contenant des images de lettres dont la livraison est prévue un jour donné. À compter de janvier 2018, le service est limité aux lettres triées sur des machines automatisées. Toutes les lettres certifiées qui ne nécessitent pas de tri manuel sont numérisées et présentées dans les images. Si une adresse de retour est imprimée au recto de l'enveloppe, vous pourrez la lire.
