Il arrive parfois que vos employés et vous avez besoin de quelques dollars en espèces pour payer des dépenses professionnelles mineures. Vous devrez peut-être acheter quelques fournitures de bureau, payer un gâteau pour l'anniversaire de quelqu'un ou tout simplement trouver de la monnaie pour un parcomètre, par exemple. La plupart des entreprises utilisent la petite caisse à cet effet, surveillant les paiements dans un petit livre de caisse. Vous devrez nommer un gestionnaire de petite caisse, généralement un comptable, un commis comptable ou un autre superviseur, chargé de superviser les opérations et de collecter les reçus, le cas échéant. Chaque employé souhaitant effectuer un achat doit passer par ce représentant, plutôt que de laisser la caisse ou la boîte de petite caisse ouverte à chaque employé.
Achetez un bloc-notes réglé - un petit bloc-notes de la taille d'un journal peut être le meilleur, car il peut tenir dans la petite caisse. Étiquetez le bloc-notes avec la date de début, le nom de la société et les informations de contact "En cas de perte, Contact". Tracez trois lignes verticales sur la première page du cahier. Étiquetez les quatre colonnes résultantes Date, Achat, Montant et Solde. Vous pouvez continuer tout au long du cahier au démarrage du livre de petite caisse ou vous fier à la personne qui commence une nouvelle page pour continuer le format.
Listez le solde de départ sur sa propre ligne avec la date enregistrée. Sous la colonne Achat, nommez-le Solde de départ. Le premier achat sera enregistré sur la deuxième ligne.
Mettez le montant de départ de la petite caisse dans la boîte ou dans l’étain avec le cahier.
Pour faire un achat, demandez à l'employé de proposer au comptable ou au responsable hiérarchique ce dont il a besoin et pourquoi. Le comptable ou le responsable peut accepter ou rejeter l’idée. En cas d'acceptation, l'employé a accès au livret de petite caisse et à la boîte ou à la boîte.
Demandez à l’employé de présenter un reçu une fois l’achat effectué. Conservez tous les reçus ensemble, fixés avec un trombone, dans la petite caisse ou dans le livre. Supprimer les reçus mensuellement et classer.
Ajoutez de l'argent supplémentaire à la petite caisse en le retirant du compte de la société. Le surveillant de petite caisse, comme un comptable ou un responsable, décide du montant à conserver dans la petite caisse, généralement inférieur à 100 $.
Conseils
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Conservez le livre de petite caisse et la boîte ou la boîte de conserve dans un endroit sûr, comme le bureau ou le bureau du comptable ou du responsable. Ne le laissez pas dans un espace commun, tel que la salle à manger ou la salle de réunion. Faites en sorte que vos achats de petite caisse restent petits, pour des dépenses telles que les frais de port, de parcomètre ou d’articles de fête.
Attention
Ne pas enregistrer les achats importants dans le petit livre de caisse. Ceux-ci doivent être comptabilisés dans le livre de caisse principal.
