Les encaissements sont préparés pour les transactions en espèces, par chèque et par carte de crédit. Ils constituent un outil important pour la protection des destinataires et des payeurs en documentant les transactions. Ils servent également de base pour résumer les activités de la journée et mettre à jour les enregistrements du grand livre.
Il existe plusieurs types de rentrées de fonds. Les livrets de reçus de caisse sont disponibles en double et en triple; vous pouvez programmer votre ordinateur pour imprimer des encaissements lorsqu'une transaction est effectuée; vous pouvez utiliser des reçus de caisse qui différencient les transactions en espèces, par chèque et par carte de crédit; ou vous pouvez écrire à la main les encaissements.
Articles dont vous aurez besoin
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Livret de reçus de caisse en deux exemplaires
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Document informatique formaté pour les encaissements
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Ticket de caisse
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Recettes manuscrites
Au cours de la journée
Enregistrez chaque transaction sur un reçu de caisse, car elle représente un revenu sous forme de vente, de recouvrement de dépenses ou de montant d'un dépôt.
Calculez les taxes de vente dues, le cas échéant, et ajoutez au total de la transaction.
Ajoutez la transaction en espèces plus la taxe de vente pour obtenir le total dû par le client. Recevez de l'argent, fournissez la monnaie et placez l'argent reçu dans un endroit sécurisé.
Fournissez une copie du reçu de caisse au client et conservez-en une copie pour vos dossiers.
Fin de la journée
Additionnez les encaissements préparés au cours de la journée, en fournissant des totaux distincts pour les ventes, les taxes et le total des encaissements reçus.
Comptez l'argent et acceptez le montant total reçu.
Préparez une entrée de journal dans le grand livre général pour les ventes, les taxes et les montants encaissés. Transmettez l'écriture au journal à votre superviseur pour examen, approbation et imputation dans le grand livre.
Préparez un bordereau de dépôt bancaire pour le total des espèces reçues, moins un montant pour les espèces dont vous avez besoin pour le lendemain matin.
Regroupez le bordereau de dépôt bancaire et les espèces, déposez-les ensemble et placez-les dans un endroit sûr, comme un classeur ou un coffre-fort verrouillable.
Conseils
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Initialisez chaque reçu de caisse, bordereau de dépôt bancaire et entrée du grand livre général que vous préparez pour indiquer votre responsabilité pour la transaction. Pour réduire les risques de fraude, les services de la comptabilité devraient établir une séparation des tâches liée aux procédures de traitement des espèces. En d’autres termes, personne ne devrait recevoir d’argent liquide, préparer des résumés quotidiens, enregistrer son reçu dans des grands livres et déposer de l’argent.
Attention
Conservez toujours les fonds dont vous êtes responsable sous clé afin que personne d'autre ne puisse y avoir accès et vous accuser de les avoir volés ou égarés.
