Les communications professionnelles formulées de manière efficace sont utiles, professionnelles et faciles à comprendre. Ils permettent au destinataire de recevoir le message sans deviner l’intention de l’auteur, de transposer des mots égarés ou de déchiffrer des phrases mal construites. Les messages contenant des erreurs sont une désactivation pour les lecteurs internes et externes. Une mauvaise grammaire est souvent associée à l'ignorance ou au non-respect des règles établies, ainsi qu'à la paresse ou à la précipitation. Les entreprises doivent s'efforcer de créer des messages réfléchis et raffinés qui représentent leur engagement en matière de précision et de minutie.
Envoi de messages corrects
Un choix de mots efficace signifie la différence entre une compréhension claire des messages et la confusion. Les phrases qui obligent les lecteurs à relire pour plus de clarté peuvent marquer la fin de la lecture active, ce qui va à l’encontre de l’objectif de la rédaction commerciale. L'écriture professionnelle ne consiste pas à épater le lecteur avec des mots trop longs et des constructions de phrases complexes. Il s'agit de faire passer un message, en utilisant les moyens les plus efficaces. Le fait de fournir des étapes concises et exploitables lors de la transmission d'instructions atténue la frustration et accroît la conformité du lecteur. Laisser les messages ouverts à l'interprétation est souvent source de problèmes, car les lecteurs peuvent créer leurs propres règles ou ignorer complètement les directives qui prêtent à confusion.
Établissement de la crédibilité
Les premières impressions signifient beaucoup. Imaginez-vous recevoir une publicité pour «Peace of Mind Tutoring Service», qui se lit comme suit: «Piece of Mind Tutoring Service». Laisser des documents mal relus pour échapper aux inspections finales donne une impression négative. Cela ruine les occasions pour les entreprises de faire preuve de vigilance et de Il est plus facile pour les concurrents perspicaces de capitaliser sur ces erreurs. Alors que des erreurs d’utilisation telles que la saisie de «buffet du désert» au lieu de «buffet de desserts» peuvent échapper à un correcteur orthographique, un œil humain averti devrait détecter ces infractions grammaticales.
Communication interne
Les employés souhaitent la transparence et l'ouverture d'esprit de leurs employeurs. Ils veulent la bonne information la première fois. Envoyer des e-mails en masse contenant des erreurs de transposition dans les dates de formation ou distribuer des manuels contenant du jargon crée le chaos. Cela gaspille également du temps, car la correction des erreurs prive d'autres fonctions de l'entreprise. Même lorsque les erreurs sont facilement corrigibles, leur impact est toujours réel. Une mauvaise grammaire dans les communications internes à l'entreprise peut réduire le moral et la motivation des employés à rester attentifs aux détails tout en s'acquittant de leurs tâches.
Communication externe
La qualité des communications professionnelles externes aide les clients à se faire une idée de leur activité. Les clients préfèrent traiter avec des organisations professionnelles bien gérées. Les publicités attrayantes ou les lettres correctement formatées perdent leur étincelle lorsque les clients découvrent des erreurs grammaticales. Bien que la plupart des clients n’inondent pas une entreprise avec des appels téléphoniques concernant une mauvaise grammaire dans la correspondance, ils se souviendront des infractions. Certains peuvent même se donner pour mission d’alerter les autres clients afin d’éviter les contrevenants.
