Lors du rapprochement des décaissements pour votre entreprise, il est important que les fonds soient classés de manière adéquate. Les espèces sont évidemment des pièces de monnaie et des devises, mais on considère également qu’il s’agit d’argent sur des comptes bancaires, des certificats de dépôt, des chèques reçus et écrits, des mandats et même des reconnaissances de dette. Lorsque vous dépensez de l'argent, il doit être rapproché - ou classé - dans votre bilan. Un rapprochement consiste essentiellement à comparer le montant des liquidités figurant sur le relevé bancaire avec le montant des liquidités que vous indiquez sur votre grand livre ou le montant des ventes réalisées au cours d’une journée avec le montant des liquidités disponibles.
Rapprochement des relevés bancaires
Enregistrez tous vos décaissements ainsi que vos encaissements dans votre grand livre. Incluez la date de chaque décaissement et le reçu de sorte que, lorsque vous faites le rapprochement avec votre relevé bancaire, les articles correspondent. Notez les numéros de chèques ou d’autres informations importantes au besoin.
Passez en revue votre grand livre et assurez-vous que tout est exact et à jour. Vos paiements récents doivent être reflétés sous forme de nombres négatifs et soustraits du montant des liquidités que vous avez en main.
Regardez votre dernier relevé bancaire. Comparez chaque débit (versement en espèces) figurant sur le relevé avec chacun de ceux indiqués dans votre grand livre. Notez également tous vos dépôts.
Notez tous les décaissements manquants sur votre relevé bancaire et figurant sur votre grand livre. Il s’agit d’éléments qui n’ont pas encore été effacés ou qui n’ont pas été extraits du relevé bancaire à temps pour votre rapprochement.
Additionnez le montant des éléments manquants dans votre relevé bancaire.
Soustrayez le solde de votre grand livre du solde de votre relevé bancaire. S'ils ne sont pas identiques, vous devez savoir où réside la différence. S'il manque des décaissements dans votre relevé bancaire figurant dans votre livre, il est probable que la différence corresponde à ce chiffre.
Assurez-vous d’additionner tous les frais bancaires et autres que vous n’avez pas inclus à l’origine et ajoutez-les à votre grand livre.
Rapprochement des ventes
Ajoutez vos tickets de caisse ou vos ventes pour la journée.
Additionnez tout votre argent, vos chèques et vos reçus de carte de crédit.
Rendre compte des décaissements de petite caisse effectués tout au long de la journée avec des notations ou des reçus. Si, par exemple, vous avez acheté des articles à l’épicerie pour votre restaurant avec une petite caisse, conservez ce reçu pour faire le rapprochement de l’argent à la fin de la journée.
Comparez les espèces, les chèques et les reçus de carte de crédit du montant des ventes indiqué par la caisse enregistreuse et ajoutez le montant des décaissements effectués. Ces deux nombres devraient être les mêmes. S'ils ne le sont pas, vous devez savoir où est allé l'argent manquant.
Déposez toute somme en espèces qui n'est pas nécessaire pour la petite caisse ou changez après que les récépissés et les relevés se soient rapprochés.
