Les comptes fournisseurs, ou AP, sont classés en tant que passifs courants et sont portés au bilan. Afin de fermer les livres à la fin du mois et à la fin de l’exercice, les comptes créditeurs doivent être rapprochés. Cela peut être un très grand compte ou un petit si vous êtes une petite entreprise.
Si votre entreprise utilise la méthode de comptabilité d'exercice, elle enregistre les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont engagées et non au moment où elles sont réellement payées. Si tel est le cas, le compte AP est largement utilisé. En règle générale, les entreprises utilisent un solde du grand livre général (somme totale) et un solde auxiliaire (détail des comptes) pour enregistrer les comptes créditeurs.
Obtenez le solde du grand livre ou la somme des comptes créditeurs et le solde du grand livre auxiliaire ou les détails du compte fournisseur. Ces deux enregistrements doivent avoir le même montant afin de rapprocher le compte.
Utilisez un tableur pour configurer le rapprochement des comptes fournisseurs. Utilisez la colonne A pour saisir le solde des comptes fournisseurs selon le grand livre. Utilisez la colonne B pour saisir le solde détaillé des comptes fournisseurs. Si ces deux correspondent, le compte est réconcilié. S'il existe une différence de rapprochement, il vous reste encore du travail à faire avant de fermer le compte.
Examinez les éléments du détail des comptes ou des filiales qui ne figurent pas dans le grand livre. En outre, notez tous les éléments du grand livre qui sont omis du détail des comptes. Ajoutez et soustrayez ces éléments de chaque enregistrement selon les besoins.
Recherchez d'éventuelles erreurs d'enregistrement pour vous aider à rapprocher vos comptes fournisseurs.
Recherchez les entrées qui ont été enregistrées directement dans le grand livre général et ne sont pas enregistrées dans le grand livre auxiliaire ou les détails. Ajoutez ces entrées au sous-livre ou au rapprochement.
Recherchez des entrées dans le grand livre secondaire qui ne sont pas enregistrées dans le grand livre. Ajoutez les montants à la colonne du grand livre général du rapprochement.
Examinez les écritures dans les détails des comptes à recevoir et des comptes à payer ou dans les grands livres auxiliaires. Assurez-vous que les entrées ont été correctement enregistrées en tant que débits et crédits. Les erreurs d’enregistrement courantes incluent les crédits à recevoir ou les débits pour enregistrer les dettes.
Examinez les entrées du compte de caisse. Rechercher des crédits et débits en espèces au lieu de comptes créditeurs.
Faites des ajustements pour fermer les livres si le compte ne se réconcilie toujours pas. Si la différence dépasse le seuil d'importance relative de votre société, continuez à examiner toutes les entrées jusqu'à ce que les livres soient rapprochés.
Conseils
-
Envisagez d'investir dans un logiciel de rapprochement automatisé pour vous aider à fermer vos comptes plus efficacement. Ces programmes vous aideront à localiser les écarts dans vos livres beaucoup plus rapidement qu'avec une recherche manuelle.
