Pratiquement toutes les entreprises utilisent des ordinateurs ou du matériel informatique pour accomplir certaines tâches, et de nombreuses entreprises comptent sur leurs employés pour utiliser leurs ordinateurs tous les jours. Malgré le prix élevé de ces machines, elles offrent un retour sur investissement de l’organisation sous la forme de gains d’efficacité, de présentations plus professionnelles et même d’une meilleure communication.
Efficacité
Avant que les ordinateurs ne deviennent omniprésents dans les entreprises américaines, les employés aux fonctions complexes, telles que la comptabilité et l'analyse, devaient souvent effectuer des calculs avancés avec un crayon, du papier et une calculatrice. Les employés chargés de créer des documents devaient également écrire leurs productions à la main. Les ordinateurs ont introduit un élément électronique qui permet aux employés de créer des fichiers numériques sans avoir besoin d'écrire sur papier, et des feuilles de calcul électroniques ont permis aux employés d'effectuer des calculs mathématiques complexes en les saisissant simplement dans la machine. Quand une organisation de vulgarisation 4-H à St. Paul, Minnesota,. Selon le Journal of Extension, qui avait introduit les ordinateurs en 1986, les agents ont rapidement réalisé des gains d’efficacité en produisant du matériel de formation et même en générant des communiqués de presse.
Professionnalisme
Tout comme les ordinateurs permettent aux employés de créer des documents plus efficacement, les machines les aident également à donner à ces documents une apparence raffinée et professionnelle. Au lieu de soumettre un manuscrit manuscrit ou dactylographié à un journal local ou à une publication, par exemple, les employés peuvent générer le document dans une application logicielle, vérifier électroniquement les fautes d'orthographe et de grammaire et soumettre le document directement à un éditeur. Les professionnels de la vente peuvent utiliser des ordinateurs pour générer des graphiques et des diagrammes démontrant les avantages de leurs produits et services, et les présentateurs peuvent utiliser des ordinateurs pour développer et diffuser des diaporamas professionnels, animés et même interactifs.
Partage de données
Dans une liste des avantages offerts par les ordinateurs au bureau, le site Web informatique Spam Laws reconnaît à maintes reprises la capacité des ordinateurs et des réseaux à faciliter le partage des informations. Les employés d'un lieu peuvent créer des documents électroniques et les employés d'un autre lieu, même d'un autre pays, ne peuvent récupérer le document que quelques instants plus tard. Étant donné que les fichiers électroniques occupent très peu d'espace physique, les employés peuvent également les emporter lorsqu'ils se déplacent ou y accéder électroniquement depuis un lieu distant.
la communication
Les ordinateurs permettent la communication électronique, et cette forme d'accès instantané représente sans doute l'un des avantages les plus importants que les ordinateurs peuvent offrir à une organisation. Grâce à la communication électronique telle que la messagerie électronique, la messagerie instantanée et les diffusions Web, les dirigeants d’organisation peuvent communiquer avec un très grand nombre d’employés en temps réel, quel que soit leur emplacement physique. Les ordinateurs facilitent également la communication électronique avec d’autres parties prenantes importantes telles que les investisseurs et les fournisseurs, et les clients peuvent utiliser la communication électronique pour obtenir rapidement un service ou même pour passer une commande. Les ordinateurs peuvent même aider les organisations à réduire leurs coûts de communication en facilitant les vidéoconférences qui réduisent les déplacements physiques ou en établissant des connexions vocales qui éliminent le besoin de téléphones traditionnels.
