Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une employée peut avoir besoin d’une preuve qu’elle travaille pour vous. Généralement, c'est parce que quelqu'un - un propriétaire, par exemple - veut avoir la confirmation que votre employé a un emploi et un revenu stable. Les employés étrangers peuvent avoir besoin d'une lettre de vérification pour obtenir un visa. Écrire une lettre n'est pas compliqué, à condition de ne pas divulguer d'informations confidentielles.
Modèles et formulaires
Vérifiez si votre service des ressources humaines dispose d'un modèle normalisé pour les lettres de vérification. C'est une pratique courante, en particulier dans les grandes entreprises. Le modèle permet aux rédacteurs de terminer plus rapidement et les ressources humaines n'ont pas à s'inquiéter de ce que la lettre leur dit quelque chose de mal. Si la lettre doit permettre à l'employé de bénéficier d'avantages gouvernementaux, l'agence concernée peut disposer d'un formulaire normalisé. Il appartient à l'employé d'apporter le formulaire, après quoi vous le remplissez.
Gardez-le formel
Une lettre de vérification n'est pas conviviale et ce n'est pas une écriture créative. C'est du pur business, alors envoyez-le sur du papier à en-tête de votre entreprise, rédigé dans un format commercial standard. Signez-le comme n'importe quelle autre lettre d'affaires. Une ligne d'objet - "Vérification de l'emploi pour Jane Doe" - permet au destinataire de connaître le sujet. Le texte indique au destinataire que Jane Doe travaille effectivement pour vous et quel est son salaire, si nécessaire. Lorsque vous écrivez à Immigration, vous devrez peut-être également préciser le temps qu'elle a travaillé pour vous et quelles sont ses tâches.
Suis les règles
Vérifiez auprès de votre service des ressources humaines non seulement les modèles disponibles, mais également les procédures qu’il vous oblige de suivre. Il peut s'agir d'une règle de la société, par exemple, selon laquelle avant d'envoyer à un employé des informations sur un employé, celui-ci doit l'autoriser par écrit. Limitez la lettre aux faits nus qui vous ont été demandés: si la lettre ne demande pas d’information sur le salaire, n’en fournissez aucune. Évitez les commentaires spontanés sur la personnalité ou les performances d'un employé qui pourraient vous nuire.
Choses à surveiller
Les lettres de vérification sonnent comme une routine, mais des décisions importantes - votre employé a-t-il un appartement ou une police d'assurance? - peut dépendre d'eux. Ne jetez pas simplement des réponses: Renseignez-vous sur les dates d’emploi ou le salaire de votre entreprise avant de les mettre sur papier. (Relisez la lettre avant de l'envoyer, ou demandez aux RH de le faire. Le fait de saisir 50 000 $ lorsque le salaire de votre employée est de 60 000 $ pourrait avoir une incidence sur l'obtention ou non de l'appartement.
