Chaque fois qu'une personne postule pour un emploi, un prêt ou une location, elle peut s'attendre à ce que son statut d'emploi soit vérifié par l'employeur, le prêteur ou le propriétaire. L'envoi d'une lettre de demande de certificat de travail fournit au destinataire une plate-forme pour répondre à des informations véridiques et fournies de bonne foi, et vous permet également de personnaliser la demande. Par exemple, un propriétaire peut uniquement avoir besoin de vérifier l’emploi et le salaire actuel d’un locataire éventuel, un prêteur peut être intéressé par de futures augmentations de salaire et un employeur éventuel peut demander des informations plus détaillées sur les dates d’emploi, le poste et l’historique des salaires du demandeur.
Obtenir le consentement et des informations importantes
Vous devez d'abord obtenir le consentement écrit du demandeur, car la plupart des entreprises ne divulgueront pas d'informations sur un employé actuel ou ancien sans autorisation écrite. Une façon de faire est de demander au demandeur de signer un formulaire d'autorisation. Une autre méthode consiste à intégrer une section de consentement dans la lettre de demande de certificat d’emploi. Vous devez demander au demandeur de fournir le nom et l'adresse postale exacts du destinataire. Cette information peut varier considérablement en fonction de l'employeur. Par exemple, le contact peut être le service des ressources humaines d’une grande entreprise ou le propriétaire d’une petite entreprise.
Utiliser le format lettre commerciale
Certains employeurs utilisent un formulaire standard pour les demandes de vérification de l'emploi. Cependant, d'autres vous laissent le format et le verbiage de la demande. Si vous écrivez la lettre sans directives officielles, utilisez un format de lettre commerciale standard et veillez à ce que la demande soit courte et concise.
Allez droit au but
Utilisez le paragraphe d’ouverture de la lettre pour indiquer le but de la lettre et donner son consentement. Par exemple, ouvrez avec une déclaration telle que «Je soumets une demande de vérification de l'emploi». Suivez cette procédure en faisant référence à la pièce jointe de consentement dûment complétée. Au lieu de cela, insérez deux lignes juste avant le message d'accueil dans lequel le demandeur fournit son consentement écrit. Une simple déclaration telle que «J’autorise la divulgation de mes informations d’emploi à (la société ou la personne)», suivie de la signature du demandeur sur une ligne distincte, est suffisante.
Spécifiez vos exigences de vérification
Ensuite, spécifiez les informations requises dans le deuxième paragraphe en utilisant une liste ou un format à puces. Bien que les exigences spécifiques de cette section varient en fonction de vos besoins et du fait que vous contactiez un employeur actuel ou un ancien employeur, cela inclut généralement:
- Le nom complet du demandeur
- Poste
- Dates d'emploi
- Taux de salaire ou salaire annuel
- Pour un employé actuel, demandez à l'employeur d'indiquer si le poste est temporaire ou permanent
- Également pour un employé actuel, demandez à l’employeur d’indiquer si le salaire du candidat devrait rester identique ou s’il devrait changer au cours des 12 prochains mois.
Fin de la lettre
Après avoir spécifié les exigences de vérification, indiquez votre nom et vos coordonnées dans le troisième paragraphe. Cela permet à l'entreprise de vous contacter si elle a besoin de vous parler par téléphone. Ajouter une fermeture à la lettre telle que «sincèrement» ou «respectueusement». Enfin, fermez la lettre en imprimant et en signant votre nom, puis en indiquant la date de la demande.
