Quel que soit le contexte commercial, il existe une grande différence entre simplement travailler ensemble et collaborer. Toutefois, la création d’un environnement véritablement collaboratif peut être encore plus difficile dans un lieu de travail virtuel, en particulier lorsque les membres de l’équipe ne se connaissent pas ou n’ont pas la même culture. Malgré cela, avec un peu de savoir-faire et les bons outils, il n’ya vraiment aucun défi qu’une équipe virtuelle ne puisse relever.
Créer une compréhension partagée
Éliminez toutes les idées fausses que les membres de l'équipe pourraient avoir sur ce qu'est la collaboration en ligne et en quoi elle consiste. Ceci est particulièrement important pour les personnes qui ne sont pas habituées à travailler en ligne. L’objectif est de se rencontrer et de travailler ensemble en temps réel, et non d’envoyer une avalanche d’e-mails et de pièces jointes. Bien que la messagerie et d'autres outils asynchrones, y compris un espace de travail et un calendrier partagés, des bibliothèques de documents et des forums de discussion soient importants, un environnement véritablement collaboratif nécessite des interactions synchrones en temps réel.
Définir des rôles, pas des tâches
Définissez les rôles et clarifiez les attentes en matière de résultats, mais ne définissez pas les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs du projet à l’avance. Keith Ferrazzi, auteur et directeur général de Ferrazzi Greenlight, une société de conseil et de formation basée sur la recherche, explique que l'incertitude liée aux tâches est la clé du travail de collaboration en ligne. Ferrazzi cite des recherches qui montrent que la collaboration en ligne augmente lorsque les membres de l’équipe ont des rôles clairement définis, mais doivent travailler ensemble pour décider de la manière d'atteindre les objectifs de l'équipe.
Établir un état d'esprit collaboratif
Quittez votre équipe et donnez à d'autres personnes - qui sont peut-être plus qualifiées mais qui ne sont pas le chef d'équipe habituel - une chance de fournir des conseils ou des instructions. Chaque membre doit être prêt à sacrifier ses intérêts personnels et à faire de son mieux pour l’équipe. Ferrazzi suggère de jouer à quelques jeux, comme une chasse au trésor en ligne ou en groupe ou des jeux de rôle, au début d'un projet, non seulement pour créer un état d'esprit collaboratif, mais également pour renforcer les compétences de leadership et de travail d'équipe.
Utilisez les bons outils
Les conférences audio et vidéo, les tableaux blancs interactifs, les logiciels de collaboration documentaire et la messagerie instantanée sont des outils indispensables pour organiser des réunions en temps réel et interagir avec les membres de l'équipe tout au long de la journée. Par exemple, les tableaux blancs interactifs offrent des options pour dessiner, écrire du texte et coller des images, ce qui en fait un bon choix pour les présentations de brainstorming et de précision. Lorsqu'ils sont combinés à une audioconférence, les membres de l'équipe peuvent voir qui participe et se parler. Les outils de collaboration documentaire permettent la co-création et la co-édition en temps réel avec une ou plusieurs autres personnes.
