Une réponse efficace à une lettre de demande d’information donne immédiatement au client l’information demandée, évitant ainsi un libellé ou un remplissage superflu. Le fait de répondre rapidement aux demandes d'informations des clients renforce la crédibilité de votre entreprise.
Ouverture
Insérez le nom du client et ses coordonnées dans le coin supérieur gauche de la lettre, au format standard. Par exemple:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Sous l'adresse du client, insérez la date à laquelle vous rédigez la lettre.
Utilisez le prénom du client pour personnaliser la lettre plutôt que le générique "Cher client". La première ligne après la salutation devrait lui indiquer que la lettre est bien une réponse à sa demande d’information: "Cher John, En réponse à votre demande d’information …"
Corps de la lettre
Ayez la lettre du client devant vous pendant que vous rédigez votre réponse. Lisez à nouveau la lettre pour vous assurer de bien comprendre les informations qu'il demande. Si le client veut plus d'une information, mettre en évidence les différents éléments pour vous assurer de ne laisser aucune information. Puis dans le corps de la lettre, adressez chaque article sous forme de liste. Le cas échéant, utilisez les éléments de mise en forme de liste numérotée ou à puces fournis dans votre logiciel.
Fermeture
Inviter le client à agir en se basant sur les informations que vous avez fournies et en renouant avec votre entreprise, conseille Cynthia Perun dans Entrepreneur. Si vous pouvez, par exemple, aider le client à passer une commande en ligne à partir de votre entreprise, invitez-le à se rendre au magasin pour le faire. Indiquez votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse électronique et l'adresse du site Web. Vous pouvez répéter ces informations dans la lettre de clôture et inviter le client à vous contacter s'il a besoin d'informations de suivi.
Conseils
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Typos et erreurs grammaticales réfléchir mal sur votre entreprise. Avant d'envoyer toute correspondance aux clients, y compris les réponses aux demandes d'informations, demandez à votre adjoint administratif ou à un collègue de relire les lettres au moins deux fois.
