Lorsqu'un client paie une facture en entier, il peut demander un reçu à l'entreprise pour prouver que la facture est réglée. Les entreprises peuvent autoriser un client à payer moins que le montant total dû tout en considérant néanmoins que la facture a été payée dans son intégralité. Si vous êtes un propriétaire d’entreprise, vous devez indiquer clairement les mots «payé en totalité» sur le reçu que vous remettez au client pour qu’il puisse signer le reçu de paiement.
Examiner le compte. Si vous possédez une entreprise et qu'un client vous demande un reçu qui documente un paiement intégral, vous devez collecter les informations à partir du compte du client et déterminer si vous acceptez que le paiement a été effectué dans son intégralité. Vous pouvez accepter de régler un compte pour un montant inférieur à celui qui était dû à l'origine si le client le demande ou si vous estimez qu'il est préférable de recevoir une partie du montant dû que de ne rien recevoir.
Imprimer un reçu. De nombreuses entreprises impriment des reçus ou des factures à l'aide d'un programme de comptabilité. Un reçu est automatiquement généré par le système lorsque vous y êtes invité. Le montant dû sur la facture peut ne pas être en corrélation avec le montant que le client paie, et c'est généralement le cas lorsqu'un client demande un reçu de «paiement intégral». Ce reçu sert de documentation et de preuve que le compte est réglé. Un client peut utiliser ce reçu en justice si l’entreprise décide de poursuivre le client en justice pour obtenir un paiement.
Écrire à la main un reçu. Si votre entreprise n'a pas la capacité d'imprimer un reçu, un reçu manuscrit fonctionnera également. Il doit être écrit sur le papier à en-tête de la société, indiquer le nom du client et le montant du paiement.
Écris que c'est payé. Sur le reçu imprimé ou manuscrit, écrivez les mots «payé en entier» en gros caractères qui couvrent une bonne partie du reçu. Signez également votre nom sur le reçu pour en faire un reçu contraignant.
Photocopier le reçu. Après avoir copié le reçu, remettez-le au client et conservez l'original pour vos propres dossiers. Placez le reçu dans le dossier du client.
