Lorsque vous demandez un paiement à un client, des mesures appropriées sont utilisées pour créer des lettres efficaces à lui envoyer. Les lettres de demande de paiement sont utilisées lorsqu'un client omet de payer une facture à la date d'échéance. Plus un client met longtemps à payer une facture, plus une entreprise lui envoie de lettres. Une lettre demandant le paiement doit être polie, claire et doit fournir des détails sur la facture en suspens.
Utilisez le papier à en-tête de la société car il contient toutes les informations de contact de l’organisation et a souvent l’air plus formel.
Adresse la lettre. Indiquez la date de la lettre suivie du nom et de l'adresse du client. Adressez-vous à la personne en indiquant «Cher», suivi du nom complet du client.
Énoncez le but de la lettre. Une lettre de demande de paiement doit clairement indiquer cet objectif au début de la lettre. Utilisez un ton professionnel et gardez les mots positifs et chaleureux.
Inclure les détails de la dette. Indiquez la date à laquelle les services ont été fournis pour cette dette, la date d’échéance initiale et le montant dû, y compris les éventuels frais de retard. Indiquez également le numéro de facture pour permettre au client de trouver plus facilement le document original. De nombreuses entreprises incluront également une copie de la facture originale dans ce type de lettre. Informez également le client du taux d'intérêt pour lequel des frais de retard sont calculés.
Demander le client pour le paiement. Informez le client que des frais de retard supplémentaires peuvent être évités en payant le montant intégral à une date donnée. Demandez au client de vous appeler pour prendre des dispositions s'il n'est pas en mesure d'effectuer le paiement complet à cette date. Indiquez votre numéro de téléphone et votre extension directe, si nécessaire. Indiquez également votre adresse e-mail et proposez sa correspondance de cette manière si le client le souhaite.
Merci le client. Offrez votre gratitude au client si le paiement a déjà été effectué et remerciez-le à l'avance pour l'envoi d'un paiement rapide. Dites au client que s'il a des questions, il ne devrait pas hésiter à vous appeler à ce sujet.
Signez la lettre. Terminez la lettre en écrivant «Sincèrement» suivi de votre nom et de votre titre.
