Écrire une facture pour les heures travaillées ou un service spécifique rendu à une autre entreprise ou à un particulier nécessite une approche légèrement différente de celle utilisée pour la vente d'un produit tangible. Plutôt que de collecter un prix de gros ou de détail établi, vous facturez soit les heures travaillées à un taux convenu, soit un service spécifique fourni à un prix convenu. La facturation des services rendus nécessite une attention aux détails.
Communiquez à vos clients quand et comment vous allez les facturer pour votre travail. Si vous facturez une partie au préalable avant de commencer un projet, vous devez en informer vos clients. Si vous facturez des travaux en cours plutôt que d'attendre la fin du contrat, assurez-vous que votre client est d'accord. Beaucoup de petites entreprises facturent électroniquement. Informez vos clients qu'ils recevront des factures par courrier électronique afin de ne pas les supprimer accidentellement.
Gardez de bons dossiers. Compilez les enregistrements des dates et heures travaillées et de la nature des services rendus. Passez en revue votre contrat de projet ou votre contrat de service pour vous rafraîchir la mémoire au sujet des conditions spécifiques. Vérifiez le nom et l'adresse. Indiquez le numéro de référence de facturation du client, le cas échéant.Indiquez votre propre numéro de référence de dossier, le cas échéant.
Utilisez un format simple. Cela rend le processus de facturation plus efficace. Vous pouvez également utiliser un logiciel pour normaliser le format de votre facture. Votre facture doit inclure des champs pour les numéros de référence de facture, la date de facturation, le nom et l'adresse de l'entreprise, ainsi que le nom de l'agent de négociation des contrats auquel la facture est envoyée. Laissez un espace suffisant pour détailler les services rendus avec les codes de projet ou de produit applicables.
Spécifiez le montant de la facture. Les heures peuvent correspondre aux heures réelles de service que vous avez fournies selon un taux horaire convenu ou aux services spécifiques que vous avez fournis pour le montant de la facture. Par exemple, si vous construisez un porche, vous avez peut-être établi le plan, sélectionné le bois d'œuvre et posé les fondations du cadre au cours d'une période de facturation. Vous pouvez répertorier les activités et spécifier un montant de facture forfaitaire. Vous pouvez également répertorier chaque activité séparément, indiquer les heures travaillées pour chacune, puis calculer le montant de la facture en multipliant les heures travaillées et le taux horaire.
Inclure les documents justificatifs, le cas échéant. Par exemple, si vous devez utiliser des services de courrier ou des services de duplication pour effectuer les tâches, joignez des copies des reçus.
