Écrire un reçu à la main peut sembler démodé, voire prétentieux, mais les clients apprécient le fait que vous ayez fait cet effort supplémentaire pour vous assurer qu'ils ont bien enregistré leurs dépenses. Même les entreprises utilisant des caisses automatisées connaissent parfois des pannes de courant et des pannes de services Internet. Au lieu de perdre des clients, vous pouvez rédiger un reçu pour la vente de biens à la main si vous ne faites pas d’achats importants.
Pourquoi fournir des reçus?
Fournir des reçus précis présente de nombreux avantages pour vos clients et pour vous, le commerçant. Cette pratique protège votre réputation de commerçant ou de fournisseur de services. Le bordereau de vente que vous fournissez montre à votre client qu'il a reçu tous les biens et services achetés au bon prix. Le reçu indique également les préférences de ce client. Le suivi des préférences des clients et des habitudes d’achat vous aide à suivre votre inventaire et à planifier vos stocks.
Outre la conformité aux normes IRS et aux normes de l'industrie, la fourniture de reçus précis a également les effets suivants:
- Il protège vos employés contre les fausses accusations de pratiques déloyales ou malhonnêtes.
- La pratique facilite le règlement des litiges.
- La fourniture de reçus aide à établir les dates de début et d'expiration de la garantie.
Comment rédiger un reçu de paiement
Aux fins de l'IRS, chaque reçu de paiement de dépense d'entreprise doit inclure le jour, le mois et l'année de la transaction, une liste de tous les articles achetés ou de services fournis et le montant total payé. Les normes de l’industrie pour les entreprises stipulent que vous devez également inclure le nom de votre entreprise et vos coordonnées, ainsi que le mode de paiement utilisé (espèces, chèques, mandats, cartes de crédit ou transferts électroniques de fonds).
Les reçus sont-ils une obligation légale?
Dans de nombreux États, les propriétaires doivent fournir un reçu de loyer écrit si le locataire en fait la demande, quel que soit le moyen de paiement utilisé par le locataire. Certains États n’exigent des reçus que pour les achats supérieurs à un montant donné. Même dans une ville ne disposant pas de telles obligations légales, toutefois, les meilleures pratiques de l'industrie exigent que vous fournissiez un reçu pour chaque transaction. Un simple "Voulez-vous votre reçu?" respecte toutes les obligations légales ou industrielles dans les États qui ne vous obligent pas à les fournir.
Quelle est la signification de la preuve de paiement?
La preuve de paiement comprend le reçu d’achat original, les chèques annulés, les relevés bancaires et les relevés de carte de crédit. La page de confirmation de la transaction ou un e-mail de confirmation peut également constituer une preuve de paiement si elle comprend la date, une liste de tous les articles ou services achetés et le mode de paiement spécifique utilisé pour finaliser l'achat.
Comment écrire à la main un reçu de paiement
Que vous utilisiez un modèle de reçu ou non, procédez comme suit pour écrire un reçu conforme:
- Écrivez un numéro de reçu dans le coin supérieur droit de votre reçu. Pour éviter de donner le même numéro de transaction à un client, commencez par le numéro 001 et continuez à partir de là. Tant que vous incluez également la date d'aujourd'hui, vous pouvez utiliser ces mêmes chiffres le lendemain.
- Écrivez le nom de votre entreprise et vos coordonnées dans le coin supérieur gauche. Indiquez votre numéro de téléphone professionnel, votre télécopieur, votre adresse électronique et votre site Web, ainsi que vos heures ouvrables. Non seulement ces informations aideront le client à établir si l'achat constituait ou non une dépense d'entreprise, mais le client peut également communiquer votre adresse et vos heures d'ouverture à vos amis et à votre famille.
- Ignorez une ligne et commencez à répertorier tous les articles achetés, avec une brève description de chacun, et en terminant par le prix d'achat de l'article à l'extrême droite.
- Indiquez le montant total du prix avant de soustraire les coupons. Après cela, prenez les réductions et indiquez le nouveau total. Ajouter la taxe de vente. Ajoutez également les frais d’expédition et de manutention s’il ne s’agit pas d’un achat en magasin.
- Enfin, écrivez le mode de paiement utilisé et le nom du client sur la dernière ligne du reçu ou à l’endroit où il est indiqué "reçu de". Donnez une copie au client et conservez l’autre dans vos dossiers.
