Les comptes fournisseurs d'un petit bureau sont un compte de passif à court terme composé de titres de créance devant être réglés au cours des 12 prochains mois. Il est important que les documents à l’appui de ces éléments de dette soient organisés de manière à ce que les paiements relatifs à ces obligations soient effectués à temps. Le paiement rapide des comptes créditeurs maintient la solvabilité de l'organisation et garantit de bonnes et stables relations avec les créanciers et les fournisseurs.
Faites correspondre les factures reçues avec leur bon de commande et le document de réception ou de fin de service. Une facture valide et à payer existe lors de la création d'un bon de commande approuvé et de la réception des éléments de la commande ou de l'achèvement des services. Créez des dossiers en fonction du nom du fournisseur pour contenir les bons de commande, les documents et autres documents à l'appui non concordants.
Classer les documents de comptes fournisseurs par date de paiement. Une fois les factures associées aux pièces justificatives, vérifiez la date d'échéance et définissez une date de paiement pour la facture. Organisez les factures dans des dossiers qui représentent chaque jour du mois. Lorsque vous déterminez la date de paiement de la facture, archivez-la sous ce jour. Un dossier en accordéon, qui occupe peu d’espace, peut être utilisé pour garder les documents organisés; chaque onglet peut représenter un jour du mois. Si un dossier en accordéon est trop petit, envisagez d'utiliser des fichiers suspendus qui offrent plus de place pour la paperasse. Attribuez uniquement le jour du mois à chaque dossier ou fichier; lorsque le mois en cours se termine, vous pouvez réutiliser ces fichiers pour le mois suivant.
Incluez dans votre emploi du temps quotidien un examen du fichier des comptes fournisseurs de cette journée. Si des factures sont archivées sous ce jour, émettez un paiement pour la facture et marquez-la comme payée. La facture doit indiquer la date du paiement, le numéro du chèque ou l’identifiant de la transaction, si payé par voie électronique, le montant payé et l’identité de la personne qui a traité le paiement.
Classer les factures payées dans des fichiers créés pour chaque fournisseur ou créancier. Le fichier du fournisseur doit contenir toutes les factures payées depuis le début de la comptabilité ou une période de 12 mois. Les documents de ce fichier prennent en charge les paiements effectués au fournisseur. Si un problème survient lors d'un paiement ou si un paiement de réclamation du fournisseur n'a pas été reçu, cette documentation peut fournir une assistance sur la date à laquelle le paiement a été effectué et les éléments payés ou non payés.
