Lorsque vous effectuez une vente pour un bien ou un service mais ne prenez pas immédiatement le paiement intégral, vous créez une créance. Les créances sont des actifs qui représentent une valeur monétaire pour votre entreprise sous la forme d'un paiement qui vous est dû, et les meilleures pratiques vous obligent à en tenir compte dans vos livres. Les très petites entreprises fonctionnent parfois sur une base en espèces, mais ce système ne peut pas gérer les créances et vous devez donc utiliser la méthode de comptabilisation la plus courante. Cela implique des écritures dans plusieurs livres de comptes pour chaque transaction.
Créez un compte client et un grand livre. Parce qu’il s’agit d’actifs, vous pouvez techniquement enregistrer les créances dans votre compte d’actif principal, mais les actifs de l’entreprise sont divers et ce compte peut devenir difficile à manier avec le temps. Pour une tenue des dossiers plus propre, créez un compte fille entièrement distinct, spécifiquement pour les créances. Vous pouvez ensuite saisir toutes vos données dans ce grand livre et les compiler simplement dans le compte principal des actifs lorsque vous préparez des rapports financiers.
Enregistrez chaque vente qui crée une créance dans votre livre de compte des revenus en premier, comme vous le feriez en général. La vente entre dans la colonne de droite sous forme de crédit, car le crédit augmente un compte de produit.
Enregistrez la création de la créance, pour le même montant en dollars que le prix de vente, dans votre livre des comptes à recevoir, à moins qu’elle ne la marque ensuite dans la colonne de gauche en tant que débit. Cette entrée établit qu'il vous est dû de l'argent et que vous n'avez pas encore été payé.
Mettez à jour l'entrée dans votre livre de comptes clients lorsque vous recevez le paiement. Enregistrez les paiements sous forme de crédits; le paiement intégral doit parfaitement annuler la valeur de la créance. Utilisez des numéros de facture ou de suivi pour mapper correctement les paiements sur les comptes à recevoir corrects.
Débitez le grand livre de votre compte de caisse pour le montant du paiement. Cela indique que la réduction de la valeur de vos actifs a été compensée par une augmentation des liquidités.
Créez un nouveau segment dans votre livre des comptes débiteurs avec un titre du type «Provisions pour créances irrécouvrables». Cela sert de contrepartie à votre compte de créances; son but est d'estimer les dettes «mauvaises», «irréalisables» ou «irrécouvrables» que vous vous attendez à ne pas pouvoir recouvrer.
Estimez la valeur des créances irrécouvrables que vous comptez accumuler au cours de la période à venir. Pour faire une bonne estimation, utilisez les statistiques du secteur, si elles sont disponibles, ou utilisez votre expérience passée, celle de vos collègues du secteur ou une évaluation des conditions économiques actuelles de votre marché. Saisissez vos créances irrécouvrables estimées sous forme de crédit dans le livre de provisions et entrez le même montant qu'un débit dans votre livre de dépenses.
Ajustez la valeur de vos comptes clients à la baisse au moins une fois par période comptable en prenant la valeur des créances douteuses ou irrécouvrables que vous avez estimée dans votre livre de provisions et en soustrayant celle-ci de votre total dans le livre de créances. Le nouveau total crée un chiffre appelé «valeur de réalisation nette» ou «créance nette» et représente les sommes à recevoir qui vous sont dues et que vous vous attendez à percevoir de manière réaliste.
Conseils
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Faites la somme de vos comptes clients à tout moment pour obtenir la valeur totale des comptes clients de votre société. Utilisez ces informations comme référence pour éviter de dépenser trop d’argent à court terme que vous n’avez pas encore collecté.
En guise d'alternative à la méthode de provision pour l'estimation des créances irrécouvrables, vous pouvez utiliser une méthode beaucoup plus simple, appelée radiation directe. Avec cette méthode, vous créditez simplement les créances irrécouvrables pour leur valeur totale lorsque vous les estimez irrécouvrables et créez une entrée de débit correspondante dans votre compte de dépenses. Cette méthode est plus simple à des fins fiscales que l’utilisation de la méthode d’allocation, et implique moins de saisie de données, mais elle est moins puissante et moins flexible. La méthode d'allocation est généralement préférée.
