Un document sur la portée du projet est essentiel pour clarifier les éléments livrables d’un projet, qu’il s’agisse de développer un logiciel ou d’aménager un chantier. Le document de définition de projet est souvent créé par un chef de projet ou un analyste, travaillant en étroite collaboration avec le client et les autres membres de l'équipe de projet. Une fois l’étendue terminée, il convient de la passer en revue avec le client, l’équipe et la direction afin de s’assurer de son exactitude, de l’accord de toutes les parties intéressées et les résultats du projet répondront aux besoins des clients. Le périmètre doit être approuvé par le client et les membres de votre organisation en fonction de votre processus de développement.
Se préparer à l'examen de la portée du projet
Créez une liste de tous les clients et membres de l’équipe devant réviser le document de périmètre. Passez en revue les documents d’initiation du projet ou consultez le chef de projet pour recueillir ces informations.
Organisez une réunion et invitez tous les membres de l'équipe. La réunion peut être physique ou virtuelle, en fonction de la structure et de la technologie de votre organisation.
Envoyez le document de visée complété à la liste. Envoyez-le plusieurs jours avant la réunion pour donner aux participants suffisamment de temps pour l'examiner.
Faites des copies du document à apporter à une réunion physique. Même si vous envisagez d'afficher une copie électronique sur un rétroprojecteur ou un appareil similaire, certains de vos participants peuvent être plus à l'aise de travailler à partir d'une copie papier.
Révision de la portée avec les clients et les membres de l'équipe
Rencontrer les clients et l'équipe. Lisez le document, en particulier les zones plus complexes ou sujettes à interprétation. Bien que vous ayez envoyé le document à l'avance, attendez-vous à ce que la plupart des participants ne l'aient pas écrit.
Capturez toutes les questions en suspens ou les modifications apportées à la portée du document.
Mettez à jour le périmètre avec les réponses aux questions et autres modifications, et envoyez-le aux clients et aux membres de l'équipe de projet, demandant l'approbation et l'approbation du document.
Conseils
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Dans certaines organisations, il peut être difficile de planifier des réunions auxquelles tout le monde peut assister. Trouvez les personnes qui doivent absolument y assister en personne et planifiez-les selon leur calendrier. Faites un suivi auprès des personnes qui ne peuvent pas participer, que ce soit par courrier électronique ou par téléphone, pour savoir s’ils ont des commentaires à formuler sur le document.
