Les accords écrits sont des documents légaux et contraignants qui définissent les obligations de toutes les parties concernées, que ce soit pour un projet, un bien ou un service. En tant que tels, ils fournissent un enregistrement indiscutable des conditions convenues. La loi donne beaucoup de poids à un accord en cas de désaccord ultérieur. Un accord écrit peut protéger vos intérêts. Il existe de nombreux types d'accords commerciaux, mais ce sont les éléments fondamentaux à prendre en compte lors de la rédaction d'un accord.
Éléments de base des accords écrits
Définir l'étendue du travail. Déterminez ce qui doit être fait et quelles sont les parties impliquées. Décidez quelle partie sera responsable de l'étendue des travaux (ou d'une partie de ceux-ci). Indiquez quelle partie déterminera si la portée des travaux a été réalisée de manière satisfaisante.
Établissez la durée de l'accord et les délais qui y sont associés. Sélectionnez des échéances clés telles que la fin de l'accord lui-même, le moment où le travail doit être effectué ou le bien fourni, ainsi que les délais de paiement. Décidez si les délais intermédiaires sont appropriés et déterminez s'ils sont stricts ou flexibles.
Déterminez l'argent impliqué. Incluez le coût, et indiquez si le prix est fixe ou variable (cela peut être déterminé par le fait qu'il s'agisse d'un bien ou d'un service faisant l'objet d'un accord). Détailler les contrôles financiers si le prix est variable: le montant maximum, toute sorte d’approbation pour des dépenses importantes ou imprévues, et si et quand des reçus sont nécessaires. Déterminez si des fonds seront avancés au cours de la transaction et si des pénalités seront appliquées en cas de retard ou d’inexécution. Indiquez s'il y a des exceptions à l'une des dispositions financières.
Établissez toute procédure de conservation des documents ou de rapport. Déterminez qui ou quelle partie est responsable de la tenue des registres et des rapports, le cas échéant, et si ces registres et rapports incluent des informations financières. Déterminez combien de temps les dossiers doivent être conservés et dans quelle mesure ils seront protégés s'ils sont confidentiels ou sensibles.
Définir les protections pour la responsabilité. Déterminez qui doit souscrire une assurance responsabilité civile ou fournir une indemnisation aux travailleurs. Précisez si des certificats d'assurance seront requis. Décider d’inclure une clause d’indemnisation pour l’une des parties ou les deux (indemnisation mutuelle): il s’agit d’une partie d’un accord prévoyant que l’une des parties supporte les coûts (directement ou par remboursement) des pertes subies par l’autre partie.
Classer les termes de résolution des litiges. Décidez de ce qui devrait se passer si un désaccord se produit et qu'une partie cherche à obtenir réparation. Identifiez la loi de l'État qui régira, le cas échéant, et l'endroit où une action en justice peut être intentée. Choisissez si les parties à l'accord qui sont en litige doivent d'abord soumettre leur réclamation légale à la médiation ou à l'arbitrage. indiquer si la partie perdante devra payer des frais d’avocat.
Conseils
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La clarté est primordiale dans les accords. Exprimez clairement toutes vos obligations contractuelles. Une telle clarté offrira une plus grande certitude aux parties impliquées, ce qui réduira le risque de différends et de litiges.
Assurez-vous que toutes les parties concernées signent l'accord et incluez un témoin pour chaque partie. Les signatures et les témoins offrent une protection supplémentaire, en particulier lorsque l'accord doit être modifié ou appliqué. La révision juridique est fortement recommandée lors de la rédaction d'un contrat. Les avocats peuvent être coûteux, mais les assistants juridiques peuvent être tout aussi utiles. Les parajuristes peuvent fournir des conseils lors de la rédaction de l'accord et sont généralement familiarisés avec les différents composants qui unissent un accord.
Attention
Évitez d'utiliser des termes tels que "matériellement", "raisonnable", "de bonne foi", "au mieux" et "lié". Ces termes peuvent être problématiques dans un accord car ils créent une ambiguïté. Toutes les dispositions de l'accord, les termes et les délais doivent être clairement définis. N'incluez pas de dispositions qui semblent inéquitables ou injustes, même si elles sont légales.
