Le formulaire IRS W-2 indique les salaires gagnés au cours des années, ainsi que les impôts retenus sur ces salaires. Les employeurs doivent émettre un formulaire W-2 à chaque employé. Les employés classent des copies de leurs formulaires W-2 avec leurs formulaires fiscaux fédéral et des états. Le W-2 sert de preuve de salaire pour l’employé et de salaire et d’impôt retenu pour l’employeur. Les formulaires W-2 contiennent également des informations sur les contributions aux comptes de retraite et les prestations d'assurance maladie fournies par l'employeur.
W-2 pour l'employeur
Si vous avez des employés, vous devez produire un formulaire W-2 pour chaque employé. Vous devez fournir des copies du W-2 à la fois à l'employé et à l'IRS. Vous devez fournir un W-2 même si l'employé n'a travaillé qu'une partie de l'année. Remplissez le formulaire W-2 avec le nom et l’adresse de l’employé, son numéro de sécurité sociale, le montant du salaire brut versé à l’employé, le montant des salaires imposables et les montants que vous avez retenus pour les impôts fédéral sur le revenu, l’assurance maladie et la sécurité sociale. Indiquez les montants avant impôt retenus sur les chèques de paie de l’employé au titre des prestations de retraite. Si vous êtes dans un État soumis à des impôts sur le revenu, vous devez remplir les cases situées au bas du W-2 pour indiquer les montants que vous avez retenus pour les impôts sur le revenu de l'État.
W-2 pour l'employé
Indiquez les informations sur votre formulaire W-2 concernant vos revenus et les impôts retenus sur vos chèques de paie sur votre formulaire 1040 ou 1040EZ. Si vous recevez plus d'un W-2 parce que vous avez plus d'un employeur, additionnez les montants indiqués sur ces formulaires. Si vous produisez votre déclaration de revenus par la poste, joignez la copie B de votre W-2 à votre déclaration fédérale et copiez C à votre déclaration. Si vous produisez vos impôts par voie électronique, vous n’avez pas besoin d’envoyer des copies de votre W-2, mais vous devez les conserver dans vos dossiers. Si un préparateur de déclarations électronique remplit des fonctions pour vous, vous devez lui fournir une copie de votre formulaire W-2.
Délais de dépôt
Les employeurs doivent fournir aux employés leur formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier (le 2 février en 2015 en raison de la fin de semaine). De plus, les employeurs doivent déposer la copie A du formulaire W-2 de chaque employé ainsi qu’un formulaire W-3 auprès de l’IRS au plus tard le 28 février (le 2 mars 2015). Si vous déposez vos fichiers W-2 et W-3 par voie électronique, vous avez jusqu'au 31 mars. Si vous ne pouvez pas respecter l'échéance fixée pour déposer vos formulaires W-2 et W-3 auprès du gouvernement fédéral, vous pouvez demander une prolongation de 30 jours. en déposant le formulaire 8809, Demande de prorogation du délai pour produire des déclarations de renseignements. Cette extension s'applique uniquement à la date limite de dépôt des déclarations auprès du gouvernement, et non à la date limite de fourniture des W-2 à vos employés. Les employés ont jusqu'au 15 avril pour produire leurs déclarations de revenus, y compris leurs informations W-2, à moins de demander une extension.
Correction de formulaires
Avant de délivrer un W-2 en tant qu’employeur et lorsque vous recevez votre W-2 en tant qu’employé, vérifiez que le numéro de sécurité sociale et le nom figurant sur le formulaire sont corrects. Si le numéro ou le nom n’est pas correct, l’employeur peut émettre un W-2 corrigé.
