Conseiller un employé sur les odeurs corporelles est l’une des tâches les plus pénibles des gestionnaires et des professionnels des ressources humaines. Les conversations sur les odeurs corporelles sont rarement faciles. Cependant, le fait de ne pas traiter les odeurs corporelles peut créer un environnement de travail inconfortable pour les collègues et les clients. Les conversations sur les odeurs corporelles doivent être abordées avec empathie, soin et confidentialité totale. Il est important de se rappeler que les odeurs corporelles peuvent être causées par divers facteurs, pas seulement par une mauvaise hygiène.
Préparer une réunion privée
Assurez-vous d'avoir une description précise du problème. Est-ce une occurrence régulière ou intermittente?
Sécuriser un espace privé pour mener la réunion.
Imprimez la politique de tenue vestimentaire de votre organisation et mettez en surbrillance toutes les zones applicables.
Planifiez la réunion.
Créer un plan d'action
Expliquez le but de la réunion à l'employé. Discutez en termes généraux des informations que vous avez reçues. Ne communiquez pas les noms des employés ayant signalé le problème.
Demandez les commentaires de l'employé. Sont-ils conscients du problème et / ou savent-ils ce qui pourrait causer l'odeur corporelle?
Si l'odeur est une condition médicale, il est nécessaire que vous apportiez un accommodement raisonnable conformément à la loi intitulée Americans with Disability Act. "Lorsque les individus avec une odeur corporelle sont incapables de réduire les odeurs corporelles offensives à un niveau acceptable, les employeurs peuvent envisager de doter leur bureau privé d'un système de purification de l'air utilisant des produits absorbant les odeurs dans leur environnement de travail ou de leur permettre de travailler à domicile" Office of Disability Employment Policy, une division du US Department of Labor.
Si l'odeur ne résulte pas d'une condition médicale, déterminez-en la cause par le biais de communications avec votre employé.
Si l'employé ne connaît pas la cause, demandez-lui de revoir activement son régime alimentaire, ses vêtements et son hygiène au cours des deux à trois prochains jours. Planifiez une réunion de suivi. Une fois que vous avez identifié une cause possible, créez un plan d'action.
Peut-on régler le problème avec quelque chose d'aussi simple qu'un nouveau déodorant ou avec des pauses flexibles aux toilettes? Un changement de régime? Faites un suivi avec le ou les employés ayant initialement signalé le problème. Assurez-les que des mesures ont été prises pour résoudre le problème.
Suivi de 14 jours
Planifiez une réunion de suivi avec l'employé, quelle que soit la cause du problème. Si l'odeur corporelle est le résultat d'un problème médical, expliquez les mesures que l'entreprise a prises pour résoudre le problème. S'il ne s'agit pas d'un problème de santé, discutez des démarches entreprises par l'employé en vue de sa résolution. Examinez toute aide fournie par l'entreprise. Rappelez à l'employé que vous continuez à être disponible s'il a besoin d'aide pour résoudre le problème.
Faites un suivi avec le ou les employés déclarants pour vous assurer que le problème a été résolu.
Documentez la plainte initiale, les résumés de réunion, toutes les mesures prises en vue du règlement et vos notes de suivi. Sauvegardez tout dans un fichier confidentiel, en dehors du fichier personnel.
Conseils
-
Dans la mesure du possible, organisez votre réunion en dehors des heures de bureau pour assurer une confidentialité maximale.
Attention
Même s'il est tentant d'ignorer les plaintes relatives aux odeurs corporelles, le non-respect de cette consigne peut entraîner une baisse du moral des employés, de l'absentéisme et des risques de rotation. De plus, si l'employé occupe un rôle de service à la clientèle, vous vous exposez au risque de plaintes de clients.
