Des systèmes d’information de gestion performants regroupent les informations de la société et les organisent de manière à permettre un accès et une création de rapports efficaces. La plupart des systèmes sont personnalisés en fonction des besoins et des fonctions d'une entreprise et comprennent à la fois du matériel informatique et des logiciels. Les systèmes d’information de gestion peuvent être conçus pour remplir une fonction spécifique, telle que le traitement des commandes, ou être articulés autour de plusieurs sous-systèmes couvrant la plupart des fonctions de gestion. Pour créer des systèmes d’information de gestion efficaces, il est essentiel de comprendre le fonctionnement d’une entreprise et d’établir un système qui améliore la convivialité des données et rationalise les processus opérationnels.
Analysez les procédures de l'entreprise et créez une carte visuelle de tous les systèmes de l'entreprise. Réalisez des entretiens avec les chefs d'entreprise et les employés pour comprendre comment les informations sont collectées, traitées et utilisées. Analysez les résultats du produit, puis suivez toutes les étapes utilisées pour créer des produits et des services. L'objectif est de bien comprendre l'ensemble des activités et des systèmes existants.
Identifiez toutes les données à saisir dans le système d’information de gestion. Incluez toutes les données saisies manuellement, les données importées de sources externes, telles que des distributeurs, et les informations nécessaires à la gestion de l'entreprise. Examinez tous les rapports existants pour déterminer comment les données sont agrégées et diffusées. Pour chaque point de données, examinez le type d'informations collectées et les exigences, telles que la longueur des données.
Identifiez le matériel et les logiciels nécessaires pour créer un système d’information de gestion efficace. En règle générale, le système aura besoin d’une base de données solide, d’interfaces personnalisées pour l’interaction des employés et de fonctions de sécurité intégrées telles que l’accès par mot de passe et la création de rapports. Publiez un document de configuration requise décrivant les besoins et les objectifs du système initial. Examinez la proposition avec les dirigeants d’entreprise et la direction pour vous assurer qu’elle répondra à leurs besoins.
Achetez les logiciels et le matériel nécessaires. Choisissez un équipement d'une capacité suffisante pour répondre aux besoins initiaux et pouvant être étendu. Travaillez avec le personnel de développement logiciel capable de modifier ou de créer le logiciel afin d'inclure le traitement du flux de travail, les écrans de saisie, les rapports quotidiens et l'analyse de données de synthèse à long terme.
Testez le système. Pendant le développement, planifiez des programmes de tests système et des points de contrôle du projet fréquents pour garantir la qualité, minimiser les erreurs et maintenir le projet sur la bonne voie. Ces tests permettent de minimiser les bugs du système et de garantir le respect des spécifications du projet. Dans la mesure du possible, demandez l'aide des utilisateurs finaux du système pour les tests.
Lancer le système d’information de gestion et organiser une formation. Une formation doit être dispensée à tous les niveaux de l'entreprise pour garantir que le système est utilisé correctement. Surveillez attentivement toutes les parties du système et corrigez rapidement les bugs ou problèmes. Une fois le système en place, établissez les processus de maintenance du système et passez en revue les mises à niveau souhaitées avec la direction.
Conseils
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Créez des plans complets pour minimiser les problèmes de mise en œuvre.
Attention
Préparez-vous à des demandes système supplémentaires de la part de la direction lors de la mise en œuvre, à la découverte de problèmes de conception ou d'interactions système.
