Les procédures de bureau écrites aident les affaires à fonctionner sans heurts et plus efficacement. Les procédures de base décrivent les pratiques du front-office: les procédures, qui les exécute et ce qui est fait. Les bureaux disposent de directives pour la gestion du personnel, les dépôts en espèces, le courrier entrant et sortant, la correspondance et les remboursements.
Gestion du courrier quotidien (réceptionniste)
Le courrier entrant est ouvert et le contenu est horodaté. Les chèques sont placés dans la corbeille "Pour déposer". Le courrier est trié par destinataire et placé dans la corbeille à courrier de la personne.
Il prépare le dépôt bancaire et fait des copies des chèques reçus. Les pièces jointes sont agrafées aux copies de contrôle. Il remet les chèques et les copies des bordereaux de dépôt et des pièces jointes aux comptes clients.
Le courrier sortant est posté et envoyé au bureau de poste chaque soir.
Procédures téléphoniques
Répondez au téléphone à la troisième sonnerie. Le message d'accueil standard est le suivant: "Bonjour, Société ABC, John parlant. Comment puis-je vous aider?" Répondez "juste un instant" et mettez l'appelant en attente.
Consultez le calendrier du bureau pour les employés absents. En cas d'absence, informez l'appelant et demandez si quelqu'un d'autre peut vous aider. Si la personne est présente, annoncez l'appelant et transférez l'appel. Si la ligne est occupée, prévenez l'appelant et proposez une messagerie vocale ou un message écrit.
Les messages incluent le nom de l'appelant, l'heure et la date, le motif de l'appel et le numéro de rappel. Placez le message dans l'emplacement de messagerie du destinataire.
Gestion des fournitures de bureau (secrétaire)
Les fournitures standard sont inventoriées et commandées chaque mois. Le calendrier du bureau est vérifié pour les envois programmés et les fournitures nécessaires. Elle prépare le formulaire de commande de fournitures de bureau et le responsable du bureau l’autorise avant de le placer.
Pour les fournitures non standard, remplissez un formulaire de demande de fournitures et envoyez-le à la secrétaire.
Maintien du calendrier de bureau (secrétaire)
Elle est responsable du calendrier du bureau. Lorsque vous planifiez une réunion, vérifiez si le calendrier ne contient pas de conflit et envoyez la demande à la secrétaire.
Les envois mensuels destinés aux clients, au marketing et à la promotion sont entrés dans le calendrier du bureau. Les employés responsables de ces événements peuvent envoyer les dates par courrier électronique à la secrétaire.
Envoyez par courrier électronique les dates de voyage, les absences des employés et les vacances à la secrétaire.
Remboursements de voyages, demandes de chèques et cartes de crédit
Les remboursements de voyage sont traités chaque semaine. Utilisez le formulaire de voyage approuvé. Entrez la date de la dépense, le type de dépense et le motif de la dépense. Joignez des reçus lisibles pour les dépenses. Aucun montant n'est remboursé sans reçu.
Utilisez le formulaire de demande de contrôle approuvé pour les contrôles irréguliers. Complétez les informations sur le bénéficiaire, la date requise, le montant du chèque et les sections de motif. Obtenir l'approbation d'un responsable ou du comptable.
Les cartes de crédit sont traitées mensuellement. Un reçu est nécessaire pour chaque achat. Entrez votre nom, le motif de la dépense et d'autres informations d'identification sur le reçu. Tous les frais sans reçu, ainsi que les frais personnels, sont déduits du salaire de l'employé.
Paiements clients et factures
Les commandes des clients complétées sont livrées deux fois par jour à l'acheteur par le commis à l'expédition et facturées avant la fin du jour ouvrable.
Les dépôts quotidiens reçus par A / R sont appliqués à la fin du jour ouvrable.
