Comparé à la télécopie, l'envoi par courrier électronique est une méthode plus pratique pour obtenir des informations d'un point à un autre.Mais vous ne devez pas supprimer le télécopieur en tant qu’outil de bureau essentiel pour le moment. Bien sûr, il y a parfois un bourrage papier, un signal occupé et une page manquante, mais les télécopieurs valent la peine d'être utilisés et présentent des avantages: des documents plus volumineux peuvent être envoyés, certaines personnes les considèrent comme une forme de communication professionnelle plus professionnelle et les signatures signées sur les télécopies sont légitimes..
Ecrivez le nom du destinataire et de l'expéditeur du fax dans les sections Vers et De de la page de garde du fax.
Écrivez vos numéros de téléphone et de fax dans les numéros de fax et de téléphone appropriés. des champs. Ceci est utile si le destinataire doit rappeler ou renvoyer par fax.
Insérez le nombre total de pages incluses dans le fax, y compris la page de couverture, dans le champ Total no. de pages ou n ° de section de la page de garde. Cela indique au destinataire le nombre de pages qu'il doit s'attendre à recevoir dans le fax.
Ecrivez un à trois mots décrivant le but de la télécopie dans la section RE de la page de couverture. Indiquez un numéro de référence, le cas échéant.
Complétez la case appropriée ou encerclez la description du mot approprié indiquant l’urgence du fax ou vos souhaits de réponse du destinataire.
La plupart des fax contiennent des descripteurs de réponse, tels que: Pour révision (aucune action requise), Merci de commenter (réponse requise), Urgent (traitement immédiat), Confidentiel (pour certains yeux uniquement) ou Réponse (réponse requise).
Ecrivez les remarques ou instructions supplémentaires que vous souhaitez que le destinataire lise ou dont vous avez connaissance dans la section inférieure vierge (Commentaires) de la page de garde de la télécopie.
Insérez la date à laquelle vous envoyez le fax en haut de la page, après l'avoir examiné et vérifié que toutes les sections pertinentes de la page de garde sont complètes.
Conseils
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Imprimez clairement et lisiblement pour vous assurer que la page de couverture est lisible.
Utilisez de l'encre bleue ou noire au cas où la page de couverture est numérisée ou photocopiée.
Attention
Évitez d’envoyer des informations confidentielles par fax. Il n'y a aucun moyen de savoir qui est à l'autre bout.
