Si votre entreprise fournit du matériel, tel que des téléphones cellulaires, des ordinateurs ou des outils, que les employés utilisent à la fois sur site et hors site, ou si vous autorisez les employés à utiliser du matériel professionnel à court terme, vous devez disposer d'un contrat d'utilisation de l'équipement. Ces accords sont nécessaires pour protéger contre une utilisation personnelle excessive ou des pertes financières dues à une mauvaise utilisation ou à des dommages dépassant l'usure normale.
Inclusions de base
Un accord d'utilisation d'équipement est similaire à d'autres types de contrats commerciaux, à l'exception du fait que les conditions générales stipulées ne sont généralement pas négociables. Indépendamment de la période couverte par l’accord, la première section identifie généralement l’article, y compris une brève description et le numéro de modèle ou de série, spécifie la date d’émission et peut inclure le coût de remplacement de l’article. Un contrat à court terme peut également spécifier le terme d'utilisation et inclure un espace pour enregistrer les frais de dépôt de garantie requis.
Termes et conditions
Les conditions peuvent aller d’un récit détaillé à une simple déclaration. Un contrat à long terme spécifie souvent que l'équipement est principalement destiné à un usage professionnel et rappelle à l'employé que non seulement l'équipement, mais également toutes les informations qui y sont stockées, appartiennent à l'entreprise. Il transfère la responsabilité de la sauvegarde de l'équipement à l'employé et définit les conditions, telles que l'absence de nécessité ou la cessation d'emploi, dans lesquelles l'employé doit rendre l'équipement. Un contrat à court terme comprend souvent des termes et conditions simples. Il est fréquent que des déclarations obligent l’employé à prendre soin de l’équipement, à le restituer en bon état de fonctionnement et à le réparer ou le remplacer.
