En comptabilité, plusieurs documents financiers sont utilisés pour suivre les transactions et la santé financière globale d’une entreprise. Le grand livre et le bilan sont deux des documents centraux du processus de comptabilité d’une entreprise. Bien qu'ils contiennent des informations similaires, le grand livre et le bilan ne sont pas identiques. Leur objectif est distinct et les méthodes d’enregistrement des informations sont différentes.
Définition
Toutes les transactions sont enregistrées dans le grand livre général à partir du journal quotidien en utilisant un système de débits et de crédits, un peu comme vous le faites dans un carnet de chèques. C’est l’essentiel des registres financiers de votre entreprise. Il suit chaque transaction depuis le premier jour de son histoire. Un bilan n'est pas enregistré avec autant de détails qu'un grand livre. C’est un aperçu de la santé financière d’une entreprise en termes d’actifs et de passifs à un moment donné.
Structure
Les comptes d’un grand livre sont regroupés en cinq catégories; actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Il existe généralement une page distincte pour chaque compte suivi par le grand livre. Les transactions sont enregistrées dans un grand livre général à mesure qu’elles se produisent pour chaque compte. Par exemple, un paiement effectué à un créancier serait enregistré dans la catégorie «dépenses» et le même jour, si un client effectuait un paiement à la société, il serait enregistré dans la catégorie «produits». Un bilan n'est pas divisé en pages séparées. Au lieu de cela, les totaux de chaque catégorie sont enregistrés tels quels pour cette période. Par exemple, les recettes totales au 31 décembre seraient enregistrées et les dépenses seraient également totalisées et enregistrées. Ainsi, les paiements aux créanciers A, B et C seraient totalisés, plutôt que enregistrés individuellement.
Objectif
Le grand livre est utilisé comme source de données pour d’autres documents financiers, y compris le bilan. Le grand livre général suit les transactions et conserve un enregistrement de toutes les données de l'entreprise afin que d'autres documents financiers puissent être compilés avec précision. Les incohérences, les erreurs comptables et les pertes peuvent être suivies dans le grand livre. Le bilan indique à quiconque le regarde (comme un créancier, par exemple) ce qu’une entreprise possède ainsi que ce qu’elle doit à d’autres parties à la date à laquelle elle est achevée. Les bilans sont souvent utilisés pour déterminer si une entreprise est admissible à un crédit ou à un prêt. Les créanciers, les investisseurs (potentiels et actuels), la direction, les fournisseurs, les clients, les agences gouvernementales et les syndicats utilisent le bilan pour prévoir la position de la société ou son avenir financier. Pour un créancier, il s’agit d’un outil permettant d’évaluer le «risque» de l’entreprise lorsqu’il envisage un prêt. Pour le PDG ou le président de la société, le bilan permet de déterminer si la société a trop d’inventaire ou si elle doit augmenter ses revenus.
