Chaque entreprise, quel que soit son secteur d'activité, a des tâches administratives à exécuter pour que son exploitation soit efficace. Ces tâches sont souvent effectuées par un secrétaire, une réceptionniste, un assistant administratif, un assistant de direction ou un chef de bureau. Dans les petites entreprises, où de tels rôles peuvent ne pas exister, les employés doivent travailler ensemble pour s’acquitter de leurs tâches administratives.
Stockage des informations
Classer des documents importants aux endroits appropriés en temps voulu est une tâche administrative qui inclut de classer des dossiers dans des classeurs ou des documents dans des programmes de gestion de documents en ligne. Des systèmes de classement précis garantissent que les employés ont accès aux dossiers financiers, aux dossiers des clients et aux recherches.
Trouver des informations
Rechercher des informations pour les clients, les gestionnaires et les collègues, que ce soit en ligne, dans des systèmes de classement de bureau ou dans des livres, est une tâche administrative essentielle qui aide les entreprises à disposer des informations nécessaires pour démarrer et terminer des projets. Ces informations sont souvent compilées, résumées, distribuées aux personnes nécessaires et présentées dans un rapport ou un tableur.
Répondre aux téléphones
Que vous possédiez une agence de publicité ou une laverie automatique, les clients vous contacteront pour des questions sur les produits et services, les heures d'ouverture, les demandes d'informations ou des questions concernant les prix. Répondre à ces appels et répondre aux besoins des clients est une tâche administrative qui peut influer sur le succès ou l'échec d'une entreprise. Une communication inefficace avec des clients potentiels peut laisser une mauvaise impression de l'organisation. Il est important que la personne chargée de cette tâche administrative soit sympathique, courtoise et bien informée sur la société.
Visiteurs de bienvenue
Lorsqu'un visiteur entre dans un bureau, une réceptionniste ou une secrétaire est généralement assise à la porte pour dire «bonjour», accueillir le visiteur sur le site, lui apporter des réponses à ses questions et le diriger vers la personne, le bureau ou la division appropriés. Qu'il s'agisse d'un livreur déposant un colis ou d'un client se présentant pour un rendez-vous, l'accueil des visiteurs est une tâche administrative essentielle.
Achat de matériel et de fournitures
Garder les salles de fournitures et les armoires approvisionnées en papier, stylos et autres fournitures de bureau est une tâche administrative. Les tâches assignées à ces postes incluent la prise de commandes d’autres employés, le suivi des commandes, la répartition des articles à l’arrivée et le traitement des factures, généralement en collaboration avec l’équipe des finances.
Créer et gérer des communications écrites
Outre la rédaction de courriers électroniques et de lettres commerciales pour la création de rapports, de feuilles de calcul et de bases de données, les tâches administratives comprennent également la création et la gestion de la distribution de ces communications écrites. Que ces communications s’adressent à des collègues ou à des clients, les tâches sont complétées à l’aide de programmes de traitement de texte et de tableurs pour créer des documents professionnels et concis.
Préparation de la réunion
La mise en place de salles de conférence et de réunions, la préparation de la restauration, la commande et la mise en place de matériel audiovisuel et la préparation des ordres du jour relèvent de la catégorie des tâches administratives. Ces tâches essentielles sont essentielles lorsque les entreprises organisent des conférences ou des réunions avec leurs clients au bureau ou à l’extérieur.
