Le changement organisationnel est difficile, mais il est encore plus difficile de communiquer ces changements aux employés. De nombreux gestionnaires craignent de donner le ton juste lors de la première annonce, mais une multitude d'autres problèmes doivent également être pris en compte. Répondre aux questions des employés, répondre à leurs préoccupations et maintenir la communication en temps d'incertitude sont tous des éléments clés de l'annonce et de la mise en œuvre des changements.
Rédiger un plan de communication clair. Faites une liste de tout ce qui doit être communiqué aux employés à propos du changement organisationnel. Anticipez les questions que les employés peuvent avoir sur les changements et soyez prêt à y répondre. Incluez les points que vous allez aborder dans l’annonce initiale, ainsi que la façon dont vous continuerez à communiquer avec les employés à propos des changements dès qu’ils se produisent. Partagez ou créez ce plan avec d'autres personnes occupant des postes de direction afin de transmettre des messages cohérents aux employés tout au long du changement.
Expliquez aux employés ce qui a motivé le changement organisationnel. Expliquez tous les problèmes spécifiques rencontrés par la société, notamment comment et pourquoi ils doivent être résolus. Si l'entreprise souffre de faibles bénéfices, d'une augmentation des coûts ou d'un mauvais moral des employés, expliquez-le aux employés.
Précisez aux employés comment le changement organisationnel améliorera l'entreprise. Soulignez la manière dont cela affectera l’entreprise dans son ensemble (en augmentant ses bénéfices ou en améliorant sa réputation, par exemple). Soulignez que ces changements profiteront aux employés eux-mêmes. Continuez à souligner les avantages du plan même après l'annonce.
Donnez aux employés un laps de temps pour le changement. Dites-leur quand les changements vont commencer et combien de temps ils vont prendre. Si vous n'êtes pas sûr du délai exact, soyez honnête et prévenez les employés quand ils peuvent attendre une réponse.
Partagez vos propres doutes et questions. S'il existe des informations confidentielles sur le changement ou qui n'ont pas encore été résolues, dites aux employés que vous leur en ferez savoir davantage et que vous tenterez de leur donner un moment où ils pourraient attendre une réponse pour réduire les spéculations.
Donner aux employés la possibilité de poser des questions ou d'exprimer des doutes ou des difficultés avec les changements. Invitez les employés à discuter régulièrement avec vous ou les autres membres de la direction de leurs préoccupations tout au long du processus. Répondez aussi honnêtement que possible aux questions difficiles.
Communiquez fréquemment avec les gestionnaires et les employés au fur et à mesure des changements. Fournissez toute nouvelle information qui se présente rapidement. Avertissez les employés si le plan change et expliquez pourquoi il a changé. Soyez aussi ouvert que possible tout au long du processus afin que les employés ne se sentent pas tenus dans le noir.
