Que vous soyez nommé président d'une organisation chargée de la collecte de fonds ou que vous décidiez d'agir de votre propre chef, la planification d'un événement de collecte de fonds réussi nécessite une préparation minutieuse. Un dîner-dîner mystère est une alternative excitante à une collecte de fonds traditionnelle sous forme de cravate noir. Une troupe de théâtre joue une pièce de théâtre mystère pendant que les invités dégustent un repas préparé. Habituellement, les acteurs interagissent avec le public, l'invitant à tenter de résoudre le mystère. En tant qu’organisateur, vous aurez la satisfaction non seulement de collecter des fonds pour votre organisation, mais également d’organiser un événement mémorable pour vos invités.
Sollicitez l'aide d'autres personnes dans l'organisation. Pour un événement de moyenne à grande envergure, vous devrez probablement déléguer certaines tâches pour atteindre tous vos objectifs. Vous aurez besoin de personnes capables d’aider à organiser la restauration, les divertissements et les aspects financiers de l’événement. Si vous avez suffisamment de volontaires, vous voudrez peut-être former des comités assignés à diverses tâches.
Fixer des objectifs de collecte de fonds. Calculez combien d'argent vous souhaitez collecter pour l'organisation et ajoutez le coût de l'organisation de l'événement. Votre budget devrait inclure le prix du lieu, la publicité, les décorations, les services de restauration, la troupe d'acteurs et le nettoyage. Tenir des registres de tous les aspects financiers de l'événement à des fins fiscales.
Fixez une date pour l'événement et planifiez des réunions avec d'autres bénévoles ou comités. Ces réunions serviront de vérification des progrès et peuvent aider à prévenir les problèmes et les conflits au cours du processus de planification. Discutez des plans de secours en cas de problèmes potentiels, tels que des acteurs ne se présentant pas.
Réserver un lieu. L'espace doit pouvoir accueillir une salle à manger, une aire de repos et une cuisine pour les traiteurs. De nombreux sites communautaires se remplissent rapidement, alors réservez-le dès que vous fixez une date pour votre dîner mystère.
Embaucher une troupe et une entreprise de restauration. Vous aurez besoin d’une troupe spécialisée dans les jeux de mystère ou ayant de l’expérience lors de dîners mystères. Lorsque vous embauchez un traiteur, recherchez-en un qui se spécialise dans les dîners-bénéfice et offre des options adaptées à votre budget.
Fixez les prix des billets en fonction du coût de l'organisation de l'événement. Vous devrez calculer un coût par tête. Par exemple, si le coût de la restauration est de 10 dollars par personne et que celui de la troupe d'acteurs est en moyenne de 10 dollars par personne, votre coût par tête est d'environ 20 dollars. La plupart des organisations fixent le prix du billet au double du coût par tête. Ainsi, dans cet exemple, les billets pour l'événement seraient de 40 $.
Annoncez votre événement. Créez un site Web et dirigez les internautes vers ce site pour obtenir plus d'informations sur tous les supports publicitaires. Le site Web doit contenir des informations sur la date, l'heure, le lieu et le coût du billet, ainsi que des informations sur votre organisation et sur la manière dont les fonds collectés seront utilisés.
Conseils
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Les idées publicitaires peu coûteuses incluent les sites de réseautage social, les dépliants et les affiches. Certains journaux et stations de radio autorisent les organisations à but non lucratif à annoncer leurs événements gratuitement.
