La plupart des organisations exigent que leurs employés sachent comment écrire certains types de rapports. Par exemple, les professionnels de l'assurance qualité doivent savoir rédiger des rapports sur la qualité. Un rapport sur la qualité aide à évaluer les systèmes de contrôle actuels de l'organisation conçus pour garantir la qualité des produits, des services et des processus. Des rapports de qualité bien organisés peuvent être utilisés par d’autres professionnels pour améliorer les produits et les processus de l’organisation.
Utilisez vos notes. Lors de l'examen des processus d'assurance qualité au sein d'une organisation, vous devriez prendre des notes détaillées sur la nature de ces processus, leur mise en œuvre par les employés et leur efficacité.
Utilisez un langage simple dans votre rapport de qualité. Des phrases courtes et des phrases simples sont le moyen idéal pour faire comprendre votre message et permettre à tous les professionnels de comprendre facilement le contenu de votre rapport.
Tapez le résumé pour votre rapport de qualité. Le résumé est un résumé de toutes les sections de votre rapport. Résumez chaque section en deux à cinq phrases environ. Le but est que toute personne lisant le résumé sache si la lecture de l’ensemble du rapport vaudrait la peine.
Ajoutez une section pour des informations générales. Cela devrait inclure le département ou le processus analysé, les personnes qui ont participé à l'analyse et l'objectif du rapport sur la qualité.
Inclure une section pour vos résultats. Lors de l'analyse d'un service ou d'un processus, vous devez être attentif à la manière dont les processus sont achevés, aux employés impliqués et à l'efficacité des processus pour l'organisation. Tous ces détails doivent être inclus dans cette section. Les données ou les calculs peuvent être listés séparément et joints au rapport.
Concluez votre rapport de qualité avec une section déductions. Cette section présentera vos conclusions et recommandations pour améliorer les processus que vous avez observés. Donnez beaucoup de détails lorsque vous proposez des suggestions. Utilisez des détails visuels, le cas échéant, tels que des tableaux et des graphiques. Plus vous pourrez donner de détails et d'exemples dans cette section, plus votre rapport sur la qualité sera utile.
