Le matériel de bureau est souvent l’un des coûts les plus importants de toute entreprise. Ce coût est aggravé par le fait que l'équipement va s'user ou tomber en panne. La rédaction d'une proposition détaillée décrivant les besoins de l'entreprise et demandant officiellement que l'équipement soit acheté à partir du budget de l'entreprise constitue un moyen de remplacer ces éléments. Une proposition écrite permet à plusieurs employés de connaître les besoins de l'entreprise et de prendre des décisions en fonction d'informations importantes, telles que le coût de l'équipement et les avantages qu'elle présente pour l'entreprise.
Évaluez le besoin. La plupart des entreprises ont des budgets détaillés qui définissent ce qu’elles peuvent acheter et à quel moment. Déterminez le véritable besoin de l'entreprise en étudiant chaque équipement et en lui demandant s'il peut être réparé, s'il durera encore six mois à un an ou s'il serait plus coûteux de le réparer que de le remplacer. Tout article pouvant être réparé ou qui durera un peu plus longtemps doit être marqué sur la liste du nouvel équipement demandé.
Déterminer les gains de l'entreprise. Qu'est-ce que l'entreprise va économiser si l'équipement est remplacé maintenant? Que va-t-il gagner? Si vous remplacez une imprimante de bureau par une imprimante professionnelle autonome pouvant imprimer plusieurs copies en une fraction du temps, indiquez-le comme un gain, car un gain de temps est bénéfique. Soyez très clair et concis en expliquant ce que chaque pièce d'équipement apportera à l'entreprise.
Recherche de nouveaux équipements. Connaissez et répertoriez les prix, les spécifications, les types de modèles, les détaillants et les fabricants pour chaque pièce d'équipement que vous demandez. Sachez quels sont les vendeurs qui proposent les articles aux prix les plus bas et qui sont proches de chez vous ou qui ont la livraison gratuite. Sachez également tout inconvénient ou problème pouvant être généralement associé à l’équipement.
Rédigez votre brouillon de la proposition, y compris les sections d’une introduction ou d’un résumé, les objectifs ou buts, les besoins de la société, les gains ou bénéfices de la société et les coûts. Il pourrait également être utile d’indiquer un échéancier réalisable pour les achats. Tous les équipements ne devront pas nécessairement être achetés immédiatement.
Tapez votre proposition, en prêtant attention au formatage. Assurez-vous que toutes les rubriques sont en gras et alignées correctement. Vérifiez votre travail à l'aide de l'outil de vérification orthographique de l'ordinateur et en lisant vous-même la proposition. Pour ne rien manquer, mettez votre proposition de côté pendant plusieurs heures ou plusieurs jours, puis relisez-la une nouvelle fois.
Attention
Veillez à ce que vos demandes restent raisonnables: si votre entreprise n'a vraiment pas besoin d'un modèle d'équipement industriel de grande taille, ne le listez pas.
Soyez honnête dans vos évaluations de l'équipement actuel. Les lecteurs de votre proposition doivent pouvoir faire confiance à vos opinions.
