Une procédure d'exploitation standard est un document écrit détaillant les actions spécifiques à effectuer pour mener à bien une tâche ou un processus répétitif. Les SOP ne suivent aucun schéma ou modèle défini, car elles varient en fonction de l'organisation et de l'utilisation. Par exemple, une POS relative aux opérations de production dans une usine de fabrication varierait considérablement de celle établie pour la formation du personnel de vente dans un environnement de vente au détail.
Objectifs
Les entreprises peuvent mettre en place des SOP pour réduire les déchets et augmenter leurs profits. Une organisation à but non lucratif peut utiliser une SOP pour mieux servir la communauté. Certaines entreprises utilisent les procédures opératoires normalisées pour garantir le respect des réglementations gouvernementales ou pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail. Bien que les raisons de rechercher une amélioration puissent varier quelque peu, quel que soit l'environnement dans lequel une PON est utilisée, l'objectif principal est d'améliorer l'efficacité dans certaines capacités.
David Grusenmeyer, associé principal en vulgarisation à la Cornell University, appelle les variantes d'un système d'exploitation "l'ennemi" de la qualité et de l'efficacité. Ainsi, une procédure d'exploitation standard peut être utilisée pour rationaliser les opérations en définissant un ensemble d'étapes inchangé pour atteindre un objectif spécifique.
Pourquoi utiliser les SOP?
Des organisations militaires américaines aux organisations à but non lucratif et aux grandes entreprises utilisent les procédures opératoires normalisées pour:
- Améliorer l'efficacité.
- Augmenter la qualité.
- Assurer la sécurité.
Des SOP spécifiques peuvent être rédigés pour les lignes de production, le nettoyage du lieu de travail, la formation des employés, le processus de traitement de la paie et les examens de performance des employés, entre autres tâches.
Travaux préparatoires à la création de SOP
Pour créer une POS personnalisée, Grusenmeyer suggère plusieurs étapes:
- Recherchez dans votre entreprise des domaines dans lesquels des procédures opérationnelles standard seraient bénéfiques.
- A partir de vos conclusions, identifiez un ou deux domaines dans lesquels le succès est le plus probable et les bénéfices les plus affectés.
- Pour vos domaines d'intervention, passez en revue les étapes nécessaires à la réalisation de chaque opération et classez-les par ordre d'importance.
- Enfin, rassemblez une équipe de gestionnaires et d’employés ayant le plus de connaissances sur le processus et coordonnez-les avec le groupe pour créer les procédures d’exploitation.
Rédaction de la POS
Nommez le SOP et décrivez quelles tâches sont incluses. Dans la description, donnez des détails sur:
- Qui fera le travail.
- Quels matériaux et équipements sont nécessaires.
- Quel devrait être le résultat final?
Donnez des détails spécifiques, étape par étape, sur la manière d'accomplir la tâche, au point où un employé non supervisé pourrait exécuter la tâche correctement en suivant le guide. Éduquez tous les employés qui travailleront dans la capacité sur la tâche sur les détails du POS, et surveillez et évaluez le POS systématiquement.
Conseils
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Si votre organisation ou votre entreprise devait mener une opération ou une procédure une fois, par exemple pour un projet spécial, une SOP ne serait pas pertinente. Cependant, lorsque des procédures répétitives font partie intégrante des affaires, la création d'une POS est une bonne gestion de l'entreprise.
