Tout comme votre numéro de sécurité sociale vous est attribué spécifiquement et est utilisé pour vous identifier à des fins d'emploi, de fiscalité ou à d'autres fins, un numéro d'employeur fédéral identifie votre entreprise auprès de l'IRS. Une entreprise doit demander un numéro d’identification d’employeur fédéral avant de pouvoir émettre le formulaire W-2 à l’intention des employés.
Exigences relatives au numéro d'identification d'employeur fédéral
Certains propriétaires uniques, sociétés à responsabilité limitée et sociétés S ne sont pas tenus d'obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral. Toute entreprise qui a des employés, cependant, doit en demander un. Une entreprise doit également obtenir un numéro d'identification d'employeur si l'un des critères suivants s'applique:
- L’entreprise est une société, une société de personnes, une fiducie, une succession, une FPI, une organisation à but non lucratif, une coopérative d’agriculteurs ou un administrateur de régime.
- L'entreprise retient les impôts sur les bénéfices versés à un étranger non-résident.
- L’entreprise dépose des déclarations d’emploi, d’accise ou d’alcool, de tabac et d’armes à feu.
- L'entreprise a un plan Keogh.
Numéros d'identification d'employeur fédéral et formulaire W-2
Une entreprise doit utiliser son numéro d'employeur fédéral pour s'identifier sur déclarations de paie et formulaire annuel W-2. Une copie du formulaire W-2 est envoyée à la salariée pour l'informer du montant de son salaire et du montant retenu pour les impôts et les régimes de retraite. Une autre copie du formulaire est envoyée à l'IRS et une troisième au gouvernement local. L'IRS compare les informations sur le W-2 avec les déclarations fiscales de l'employé et la déclaration de taxe sur la masse salariale de l'employeur.
L'entreprise note son numéro d'identification d'employeur fédéral dans la case B du formulaire W-2, ainsi que ses nom et adresse dans la case C. Selon l'IRS, le numéro d'identification doit être identique à celui utilisé par l'entreprise pour ses déclarations de revenus de salaires.
Propriétaires d'entreprise sans numéro d'identification d'employeur.
Un propriétaire d'entreprise ne peut pas utiliser son numéro de sécurité sociale personnel au lieu d'un numéro d'identification d'employeur. Si vous n'avez pas encore de numéro d'identification d'employeur fédéral, vous devez en demander un avant de délivrer un formulaire W-2 à vos employés. Vous pouvez demander le numéro d’identification en ligne, par fax, par courrier ou par téléphone. Si vous avez demandé un numéro d’identification d’employeur mais que vous ne l’avez pas encore reçu, écrivez «Demande» dans la case B.
Attention
Ne jamais inclure un faux numéro d'identification d'employeur sur un W-2. Falsifier volontairement des informations pour éviter des impôts est considéré comme une fraude, un crime passible d'une peine de prison ou d'une amende d'au moins 250 000 $.
