La comptabilité sans but lucratif partage des similitudes avec la comptabilité à but lucratif. Bien que l'objectif principal d'une organisation à but non lucratif ne soit pas de générer un profit, il doit tout de même générer un revenu suffisant pour gérer et gérer ses dépenses. Ces transactions doivent faire l'objet d'un suivi rigoureux aux fins de la production de déclarations de revenus, de la gestion de la trésorerie, des audits de tiers et pour garantir la stabilité financière.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks ou Peachtree
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Relevés bancaires et de carte de crédit
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Informations client, telles que adresses et numéros de téléphone
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Stock de chèques en blanc
Créer la structure comptable
Créez un tableau des comptes commençant par vos comptes bancaires et de carte de crédit. Assurez-vous de saisir les soldes d'ouverture à la date du début de votre exercice comptable. Même dans un très petit organisme à but non lucratif, il est extrêmement important de conserver son propre compte bancaire.
Créez vos comptes de responsabilité. Les responsabilités sont tout ce que votre organisation à but non lucratif doit ou devra. Les charges sociales sont un passif très courant.
Configurez toutes les immobilisations. Il s’agit d’éléments appartenant à l’association à but non lucratif et qui ne sont ni consommés ni épuisés dans un délai d’un an. Il appartient à vous ou à votre CPA de déterminer le seuil de montant en dollars permettant de déterminer quels achats seront des actifs immobilisés et lesquels constitueront une dépense. Un seuil commun pour une petite organisation est d'environ 500 $.
Les immobilisations sont amorties chaque année en fonction du calendrier d’amortissement de l’IRS.
Créer des comptes de dépenses. La plupart des programmes de comptabilité établissent un plan comptable de base qui inclut les dépenses liées à votre secteur. Il est conseillé de séparer les dépenses de fonctionnement des dépenses de programme et de collecte de fonds. Certains financements de subventions gouvernementales exigent que les dépenses de collecte de fonds d’un organisme à but non lucratif ne dépassent pas un certain pourcentage du total des dépenses.
Mettre en place des clients. Ce seront souvent vos donateurs. Il est particulièrement important de suivre les dons, car les donateurs qui donnent plus d’un certain montant chaque année sont indiqués dans votre déclaration de revenus. De plus, si votre organisation est reconnue par l'IRS comme un 501 (c) (3), les dons sont déductibles des impôts et vos donateurs voudront un reçu.
Configurez tous les fournisseurs et suivez attentivement. Si votre organisation reçoit des fonds de relance fédéraux, vous devrez probablement indiquer le montant que vous avez payé à chacun de vos fournisseurs.
Créer une procédure
Soyez prêt pour l'audit. Si votre organisation reçoit des subventions gouvernementales ou envisage de faire une demande de prêt ou d'obligation, vous serez probablement soumis à un audit annuel effectué par une tierce partie. Les auditeurs examineront de près votre processus comptable.
Conservez des copies de tous les documents. Dans le monde des organisations à but non lucratif, il est essentiel de dupliquer et de conserver des enregistrements précis. Les auditeurs demandent souvent des copies des chèques écrits ou même des chèques reçus. Copiez tous les chèques écrits et les dépôts et conservez-les dans un classeur. Réconciliez vos comptes bancaires et vos comptes de crédit chaque mois et conservez des copies des rapports de rapprochement joints à vos relevés bancaires.
Obtenir l'approbation écrite de toutes les dépenses, y compris les factures régulièrement payées. Cela est particulièrement vrai pour les organisations à but non lucratif dotées d'un conseil d'administration.
Conseils
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Créez un ensemble de rapports chaque mois. Les rapports de profits et pertes et bilans sont recommandés. Configurer des fichiers pour tous les fournisseurs Créez des classeurs ou des fichiers pour tous les événements majeurs de collecte de fonds. Inclure toutes les pièces justificatives pour les revenus et les dépenses. La plupart des logiciels de comptabilité offrent un plan comptable suggéré. Alternativement, vous pouvez modifier ou créer un tableau de comptes à partir de zéro. Il est important de garder les choses aussi simples que possible en évitant de créer des comptes pour des éléments que vous n'utilisez qu'une ou deux fois.
