Les contrôles internes sont des politiques et des procédures utilisées par les entreprises pour prévenir les erreurs et les fraudes, pouvant inclure le vol, le détournement de fonds, le favoritisme ou des erreurs mathématiques dans les documents financiers. Vous n’avez pas besoin d’être un expert-comptable agréé ou un diplôme en finances pour instituer des contrôles internes utiles dans votre entreprise ou définir des politiques que vos employés doivent suivre.
Vérifier les cosignataires et les signataires autorisés
L'un des contrôles internes les plus courants pour les petites entreprises est l'obligation de co-signer les chèques. Cela permet d’empêcher une personne de se faire un chèque ou d’approuver un paiement inapproprié. Si votre entreprise écrit plusieurs chèques chaque mois, vous pouvez créer une stratégie qui ne requiert que deux signatures sur les chèques dont le montant dépasse un certain montant, par exemple 500 $. Assurez-vous d'avoir une carte de signature à votre banque avec les signatures des signataires autorisés. Cela permet à la banque de vérifier les signatures avant de payer un chèque.
Rapprochements bancaires
De nombreuses entreprises enregistrent l’ensemble de leurs paiements et recettes dans un grand livre général, qui constitue un enregistrement des transactions financières de l’entreprise. Les écritures dans un grand livre sont basées sur les chèques libellés, les espèces payées et les espèces, les dépôts électroniques ou les paiements par carte de crédit reçus. Pour vous aider à repérer les erreurs mathématiques et les saisies frauduleuses, effectuez un rapprochement bancaire chaque mois, en comparant votre relevé bancaire à votre grand livre. Votre relevé bancaire comprendra tous les dépôts que vous avez effectués ou reçus par voie électronique et indiquera tous les paiements que vous avez effectués. Il inclura également les frais bancaires que vous avez payés, vous permettant d'inclure ceux-ci dans votre grand livre.
Procédures d'approvisionnement
Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de vos achats, créez un contrôle interne définissant les stratégies en la matière. Cela peut inclure uniquement le recours à des fournisseurs approuvés, à des offres concurrentielles de la part d’entrepreneurs ou à la vérification du prix de plusieurs fournisseurs avant d’en choisir un. Cela peut inclure l'obligation pour votre chef de bureau de vérifier les prix en ligne dans plusieurs magasins de bureau avant de commander des fournitures de bureau, du mobilier ou d'autres équipements.
Politiques de remboursement
Créer une politique formelle de dépenses des employés pour aider à réduire les coûts élevés de déplacement, d’hébergement, de divertissement et de repas. Si vous permettez aux employés de réserver leurs propres voyages et hébergement lors de conférences ou de salons professionnels, ils pourraient réserver des vols et des chambres leur rapportant le plus grand nombre de points de récompense, plutôt que de choisir les réservations les moins chères. Exiger que tous les frais de déplacement soient préalablement approuvés par un superviseur et que tous les formulaires de remboursement des dépenses incluent des reçus.
Audits
Le fait que des tiers examinent les achats, les registres financiers, les feuilles de temps, les remboursements de dépenses et autres activités commerciales peut aider à détecter et à réduire les erreurs et les fraudes. Les audits internes permettent à un employé ou à un service d’examiner le travail d’un autre. Les audits externes font appel à un contractant ou à un cabinet externe pour examiner le travail de votre personnel. Cela peut inclure l'embauche d'un expert-comptable agréé pour examiner vos livres mensuellement ou trimestriellement. L'examen de l'inventaire peut vous aider à déterminer si vous avez un problème de vol, de livraison en trop ou de casse.
