Les propriétaires d'entreprise doivent être payés pour rester en affaires, mais différents types d'entreprises demandent un paiement de différentes manières. La clôture d'une vente se fait souvent en personne ou par téléphone. Les fournisseurs de services envoient généralement leurs factures par courrier ou par courrier électronique. Quel que soit le support utilisé, demander poliment améliore poliment les ventes et augmente la satisfaction de la clientèle.
Fermeture du processus de vente par téléphone ou en personne
Les représentants commerciaux proposent généralement une vente en personne ou par téléphone. Certaines transactions prennent plus de temps que d’autres. Par exemple, une vente d'assurance vie nécessite plus d'explications que l'achat d'une paire de chaussures.
Être poli commence par accueillir les clients et les remercier pour leur temps. Utilisez des techniques d'écoute active et répondez aux questions dans un langage facile à comprendre. Si tout le processus est poli, demander le paiement sera naturel. Par exemple, "Voulez-vous payer en espèces ou par carte de crédit?" est un moyen courant de demander un paiement. Cela donne des options à l'acheteur et ne force pas. Demander: "Comment voudriez-vous payer?" C’est un autre moyen direct de demander de l’argent, mais il est toujours considéré comme poli tant qu’il est fait sur un ton amical.
Toujours conclure en remerciant vos clients pour leurs affaires, puis demander: "Y a-t-il autre chose que je puisse faire pour vous?" Cela suggère qu’il est important d’aider les clients.
Demandes écrites de paiement
De nombreuses entreprises facturent leurs clients une fois les biens fournis ou le travail terminé, puis attendent le paiement attendu, appelé créance. Les entreprises sont confrontées à la perte de 20 à 50% de leurs créances sur des agences de recouvrement si le client ne paie pas à temps. Par conséquent, demander poliment un paiement permet d'éviter cela.
La tonalité est très importante lorsque vous demandez de l'argent à la fois dans des courriels ou dans des écritures commerciales traditionnelles. Gardez à l'esprit que les lecteurs n'interprètent pas toujours vos mots comme prévu. La correspondance polie remercie le client pour ses activités et utilise des phrases d'introduction telles que "J'espère que tout va bien". Avec les factures échues, les demandes de paiement deviennent plus fortes et moins amicales, mais peuvent toujours être polies.
Demandes initiales: Une lettre initiale confirme que la facture a été reçue et demande s'il y a des questions. Ceci est envoyé environ une semaine avant que les paiements deviennent en retard. Soyez bref et informatif, rappelez au client que le paiement arrive à échéance et que vous avez hâte de le servir à l'avenir.
Une deuxième lettre est envoyée à la date prévue. Faire de la demande un "rappel que numéro de facture est dû" suggère que le non-paiement est un oubli ou que le paiement aurait pu être effectué par la poste. Indiquez les informations de facturation et la date d'échéance avec les options de paiement. Exprimez votre disponibilité et proposez de répondre à toute question éventuelle.
Demandes en souffrance: Les lettres en retard sont envoyées entre une semaine et 90 jours après la date d'échéance. Gardez les demandes de paiement polies en référençant la facture et notez que le paiement n'a pas été reçu à la date de la correspondance. Demander aux clients de réviser leurs propres dossiers. Cette approche supprime la confrontation en donnant au client l'occasion de se faire excuser, par exemple: "Oh, je pensais que mon commis aux comptes l'avait déjà envoyée." Fermez les lettres avec "Merci" ou "Kind Regards" pour garder un ton poli et amical. Joignez une copie de la facture à chaque lettre.
Les lettres suivantes deviennent plus sévères parce que le client n'a pas encore résolu le problème. Ces lettres utilisent encore bon nombre des techniques des lettres précédentes, mais les lettres de pré-collecte doivent indiquer que des mesures supplémentaires seront prises si le paiement n’est pas reçu.
